SafeTrack EPI
Documentação do sistema

Como usar o SafeTrack EPI, módulo a módulo

Um guia completo do sistema: do primeiro cadastro à ficha de EPI assinada que o auditor pede. Use o menu lateral para navegar entre os módulos.

Começando

Visão geral

O SafeTrack EPI é um sistema de gestão, controle e rastreio de Equipamentos de Proteção Individual feito para times de Segurança do Trabalho. Ele cobre todo o ciclo de vida do EPI — da entrada na nota fiscal ao descarte do equipamento vencido ou esgotado — sempre com a comprovação que a NR-6 exige e em conformidade com a LGPD.

Tudo roda no navegador, no computador ou no celular, sem instalar nada. Cada empresa opera em um espaço de dados isolado: o que é seu fica só com você.

NR-6

Ficha de EPI pronta para fiscalização.

LGPD

Dados isolados por empresa e trilha de acesso.

Web e mobile

Funciona em qualquer celular, tablet ou desktop.

Como ler esta documentação. A ordem do menu lateral segue o fluxo recomendado de implantação: primeiro os cadastros (colaboradores, EPIs, estoque, grupos), depois a operação (entregas, trocas, treinamentos) e, por fim, gestão e administração.
O menu do sistema. Dentro do SafeTrack EPI, as telas ficam agrupadas em seções que você abre e fecha no menu lateral: Cadastros (colaboradores, cargos, EPIs, CAs, áreas e unidades), Estoque e compras, Entregas e trocas e Segurança e conformidade. Painel, Indicadores e Configurações ficam soltos — a seção da tela em que você está já abre sozinha. Com o menu recolhido, todas as telas viram ícones em um clique só.

Primeiros passos

A implantação acontece em três etapas. Você não precisa preencher tudo de uma vez — o sistema funciona desde a primeira entrega e vai ganhando dados conforme a operação roda.

  1. 1

    Crie a conta e a empresa

    No cadastro, você informa os dados da empresa e cria o primeiro usuário, que já entra como Administrador. A conta começa com 1 dia grátis sem cartão; ao assinar um plano, ganha mais 14 dias grátis antes da primeira cobrança.

  2. 2

    Faça os cadastros base

    Cadastre colaboradores e cargos (com a matriz de EPIs obrigatórios), os CAs (conferidos contra a base oficial do MTE), o catálogo de EPIs, dê entrada no estoque e monte os grupos de entrega. Já tem uma planilha? Importe colaboradores e EPIs para começar rápido.

  3. 3

    Entregue e comprove

    Registre as entregas com assinatura digital, reconhecimento facial ou assinatura no papel. A ficha de EPI conforme a NR-6 é gerada em PDF automaticamente e fica guardada para a hora da fiscalização — com a mesma validade anos depois.

Depois da primeira semana de entregas. Com o consumo real já registrado, ajuste os parâmetros de compras e reposição: a partir daí o sistema passa a avisar sozinho quando cada EPI precisa ser recomprado.

Perfis de acesso

Cada usuário tem um perfil que define o que ele vê e pode fazer. Você convida pessoas pela tela de Configurações e atribui o perfil na hora do convite — com exceção do Operador de retirada, que não é uma pessoa convidada por e-mail, e sim uma conta de dispositivo fixo criada diretamente pelo Administrador.

Perfil O que pode fazer
Administrador Acesso total: cadastros, operação, configurações, personalização, plano, integrações, auditoria e gestão de usuários.
Almoxarife Operação do dia a dia: cadastros, estoque, entregas, trocas, treinamentos e os parâmetros de compras e reposição. Não acessa dados da empresa, usuários, plano nem auditoria.
Colaborador Acesso restrito: consulta as próprias entregas e documentos e pode abrir solicitações de troca.
Operador de retirada Conta de dispositivo fixo para o chão de fábrica: acesso restrito só à tela de retirada de EPI, sem menu e sem acesso a nenhum outro cadastro.
Suporte Equipe da plataforma SafeTrack. Acesso técnico para dar suporte — não interfere nos dados sem sua autorização.

Painel

É a primeira tela ao entrar. Reúne os números que importam para o dia a dia da Segurança do Trabalho, calculados em tempo real para a sua empresa.

  • Colaboradores ativos, EPIs cadastrados e grupos de entrega.
  • Entregas realizadas no mês corrente.
  • EPIs para comprar — quantos itens chegaram ao ponto de pedido, com atalho para a reposição de estoque.
  • EPIs com CA vencendo na antecedência que você definiu (30 dias por padrão), para agir antes do problema.
  • Colaboradores fora de conformidade com os EPIs obrigatórios do cargo.
  • Atalhos rápidos para as ações mais comuns.

Aviso de compra na tela inicial

Quando algum EPI chega ao ponto de pedido, o painel abre o card Hora de comprar EPI com os itens mais urgentes — saldo atual, em quantos dias acaba, quanto comprar e o custo estimado. É o aviso que evita a descoberta tardia no balcão do almoxarifado.

O card pode ser desligado em Compras e reposição, se a sua equipe preferir consultar apenas a tela de reposição.


Cadastros

Colaboradores

São os funcionários ativos que recebem EPIs e participam de treinamentos. Cada colaborador concentra o histórico completo de entregas, documentos e capacitações.

Dados cadastrados

Nome, CPF, matrícula, data de admissão, função, setor, e-mail e telefone. A função e o setor são usados para vincular o colaborador aos grupos de entrega certos.

Importação por planilha

Para começar rápido, use a opção Importar e suba sua planilha atual de funcionários. Em poucos minutos a base está pronta, sem redigitar.

Relatório de entregas de um colaborador

Na linha de cada colaborador, o ícone de relatório abre um menu com Exportar PDF e Exportar Excel: o documento traz só as entregas confirmadas daquele colaborador, sem misturar com o restante da equipe — útil para atender um pedido pontual do próprio funcionário, do sindicato ou de uma fiscalização direcionada a uma pessoa.

  • O PDF sai no mesmo formato da ficha de Auditoria — cabeçalho com a identificação da empresa, resumo do período e uma linha por EPI entregue, com CA, validade, forma de confirmação e IP.
  • O Excel traz as mesmas duas abas da auditoria (Entregas e Itens), já filtradas para o colaborador escolhido.
  • Disponível para Administrador, Almoxarife e Suporte.
Boa prática. Vincule cada colaborador a um cargo: é assim que o sistema sabe quais EPIs são obrigatórios para a função e consegue acompanhar a conformidade de cada pessoa.

Cadastros

Cargos

Defina os cargos da empresa e a matriz de EPIs obrigatórios de cada função. É o que permite ao sistema saber o que cada colaborador deveria ter recebido — base do módulo de conformidade.

O que cada cargo guarda

  • Nome do cargo (ex.: Soldador, Eletricista, Operador de empilhadeira).
  • CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), opcional.
  • Descrição da função.
  • Matriz de EPIs obrigatórios, com a quantidade padrão de cada item.

Como montar a matriz

  1. 1.Crie o cargo e abra-o para gerenciar os EPIs obrigatórios.
  2. 2.Adicione cada EPI que a função exige e informe a quantidade padrão.
  3. 3.Vincule os colaboradores ao cargo — pela tela de colaboradores.
Cargo × Grupo de Entrega. O cargo define o que é obrigatório por função (visão de conformidade legal); o grupo de entrega organiza como os EPIs são distribuídos na operação. Os dois se complementam.

Cadastros

EPIs

O catálogo de Equipamentos de Proteção Individual da empresa, com CA, durabilidade e tamanhos. É a base de tudo: estoque, entregas e grupos de entrega apontam para itens deste catálogo.

O que cada EPI guarda

  • Descrição e fabricante.
  • Vínculo a um CA do cadastro de certificados — o sistema acompanha sozinho a validade e a situação oficial daquele CA.
  • Durabilidade (vida útil), que alimenta a previsão de troca.
  • Características / tamanhos (P, M, G, numeração de calçado etc.).
  • Indicação de exigência de treinamento para entrega.
  • EPI reutilizável e utilizações máximas, para o equipamento que volta ao almoxarifado e é usado de novo.

Dois jeitos de saber quando trocar

Nem todo EPI se gasta pelo calendário. A luva vence no prazo; o cinto paraquedista se gasta a cada uso e higienização. Por isso o cadastro aceita os dois critérios — e você usa o que fizer sentido para o item.

Vida útil em dias

A troca é prevista pelo tempo: o sistema calcula a validade a partir da data da entrega (ou da nota fiscal do lote) e avisa quando o prazo se aproxima. É o padrão para descartáveis e de uso contínuo.

Utilizações máximas

A troca é prevista pelo uso: ligue EPI reutilizável e informe quantos ciclos o equipamento suporta. Cada exemplar passa a ser acompanhado individualmente em Itens rastreados, e o descarte no fim da vida vira aviso de compra.

Os dois podem conviver: um cinto pode ter cinco anos de vida útil e um limite de higienizações — vale o que vencer primeiro.

Bloqueio automático. Nenhum EPI pode ser entregue sem um CA válido: se o CA vinculado estiver vencido, suspenso ou cancelado, a entrega é barrada. Se o item exigir treinamento e o colaborador não tiver capacitação válida, a entrega também é impedida — antes do erro acontecer.

Importação por planilha

Já tem um catálogo de EPIs em planilha? Use a opção Importar planilha na tela de EPIs e suba um arquivo CSV — vírgula, ponto e vírgula ou tabulação são detectados automaticamente. A primeira linha deve trazer os nomes das colunas.

Coluna obrigatória: Descrição. Colunas opcionais: Código interno, CA, Validade do CA, Fabricante, Vida útil (dias), Exige treinamento (sim/não) e Aviso de vencimento (dias).

Atualiza em vez de duplicar. Cada linha é casada com um EPI já existente pelo Código interno e, se não houver, pelo número do CA. Encontrando correspondência, o cadastro é atualizado; caso contrário, um novo EPI é criado.

Cadastros

CAs · Certificados de Aprovação

O cadastro dos Certificados de Aprovação (CA) emitidos pelo MTE. Cada EPI aponta para um CA daqui, e nenhum EPI pode ser entregue sem um CA válido. O grande diferencial: o SafeTrack confere os seus CAs contra a base oficial CAEPI do Ministério do Trabalho, automaticamente.

Sincronização com a base oficial CAEPI/MTE

O sistema mantém uma cópia atualizada da base nacional de CAs (cerca de 42 mil certificados) e a cruza com os CAs que você cadastrou. A atualização roda todos os dias, sem você precisar fazer nada — e há também o botão Sincronizar para forçar a conferência na hora. A tela mostra quando foi a última sincronização e quantos CAs há na base.

  • Casa cada CA pelo número e traz a situação oficial e a validade oficial direto do MTE.
  • Rebaixa sozinho a situação (vencido, cancelado ou suspenso) quando o MTE muda o status — sem mexer em entregas já feitas.
  • Corrige o nome do equipamento e o fabricante a partir do registro oficial, se o cadastro tinha divergência.
  • Marca “Não consta no CAEPI” quando um número de CA não é encontrado na base oficial — sinal de digitação errada ou CA inexistente.

Situação de cada CA

Vigente

Válido e dentro do prazo. Avisa quando faltam menos de 60 dias para vencer.

Vencido

Passou da validade. Bloqueia novas entregas dos EPIs vinculados.

Suspenso

Suspenso pelo MTE. Tratado como impeditivo para entrega.

Cancelado

Cancelado na base oficial. Não pode mais ser usado em entregas.

Por que isso importa. Entregar EPI com CA vencido ou cancelado é uma das falhas mais comuns numa fiscalização. Com a conferência diária contra o MTE, o problema é apontado antes da entrega — não depois da autuação.
Regra legal preservada. Quando um CA é rebaixado, as entregas já realizadas continuam valendo — o EPI já entregue vale até o fim da vida útil. O bloqueio vale apenas para novas entregas.

Cadastros

Estoque

Controle de lotes por EPI, tamanho, validade do fabricante e unidade. Cada entrada (compra, devolução ou saldo inicial) vira um lote rastreável, e cada entrega baixa o saldo automaticamente.

Movimentações

Entrada

Compras, devoluções ou saldo inicial. Registra lote, quantidade e validade.

Saída

Gerada automaticamente a cada entrega de EPI confirmada.

Ajuste

Correções de saldo após inventário ou perda.

Transferência

Movimentação de estoque entre unidades.

Rastreabilidade. Como cada item entregue carrega o lote de origem, é possível saber exatamente de qual remessa veio cada EPI nas mãos do colaborador.

Importação de nota fiscal (NF-e / XML)

Em vez de lançar cada lote à mão, você pode importar o XML da NF-e de compra. O sistema lê os itens da nota, sugere automaticamente a qual EPI cada item corresponde e cria os lotes de uma vez — usando a data da nota como base da validade de uso.

  1. 1.Envie o arquivo XML da NF-e (modelo 55).
  2. 2.O sistema extrai número da NF, emissão e fornecedor, e lista os itens.
  3. 3.Revise a sugestão de EPI de cada item, ajuste quantidade e vida útil, e escolha a unidade de armazenamento.
  4. 4.Confirme: os lotes são criados com número da NF, data e o vínculo legal do CA.

Como o sistema casa item da NF × EPI

Alta

Código interno igual ao da NF, ou número de CA citado na descrição.

Média / Baixa

Descrição parecida com a de um EPI do catálogo, por semelhança de texto.

Sem correspondência

Nenhum EPI compatível — você associa manualmente ou ignora o item.

Toda sugestão é apenas um ponto de partida: você confirma cada linha antes de importar, e pode ignorar itens que não são EPI (frete, embalagem etc.).

Validade de uso e prova legal (NT 146/2015). Cada lote importado guarda o número e a data da NF e registra se o CA estava válido na data da compra. Isso atende à Nota Técnica 146/2015 do MTE: um EPI comprado com CA válido pode ser usado até o fim da vida útil, mesmo que o CA venha a vencer depois — e a nota fiscal é a prova que sustenta esse uso.
Quando comprar mais? A tela de Reposição de estoque responde isso sozinha, com base nos parâmetros que você define em Compras e reposição.
EPI que volta para o almoxarifado. Lote conta unidades iguais. Quando o equipamento é reutilizável e você precisa saber quantas vezes aquele exemplar já foi usado, o controle é feito peça a peça em Itens rastreados — sem deixar de contar no saldo do lote.

Cadastros

Itens rastreados

Um cinto paraquedista não se gasta pelo calendário: se gasta a cada uso e a cada higienização. Para esse tipo de EPI, o controle por quantidade não basta — é preciso saber de qual peça se está falando e quantas vezes ela já rodou. É o que esta tela faz: cada exemplar vira um registro próprio, identificado por patrimônio ou número de série, com o contador de utilizações à vista.

A tela só entra em cena para os EPIs marcados como reutilizáveis no cadastro de EPIs, com as utilizações máximas informadas. Os demais continuam controlados por lote e vida útil, como sempre.

Cadastrando os exemplares

Duas formas, conforme o seu almoxarifado já tenha ou não a numeração pronta:

Gerar em série

Informe um prefixo e a quantidade: CINTO- com 30 peças vira CINTO-01 até CINTO-30, de uma vez.

Digitar os códigos

Cole a lista de patrimônios que a empresa já usa, separados por vírgula. Cada código é único na empresa.

Você também indica o lote de origem — é para onde a unidade volta quando o exemplar é devolvido — além de tamanho e unidade.

Cadastrar exemplar não mexe no estoque. O exemplar é a identidade de uma unidade que já está no lote, não uma entrada nova. O saldo continua sendo baixado na entrega, como sempre foi — nada é contado duas vezes.

O ciclo de vida de cada peça

1. Entrega

Na entrega, você escolhe o exemplar pelo patrimônio — um por entrega. Ele passa a constar como em uso, com o nome de quem está com ele, e o saldo do lote é baixado.

2. Devolução

Quando a peça volta, o contador sobe: o ciclo se fechou. Você escolhe o destino — higienização, manutenção, direto ao estoque ou descarte — e pode registrar avarias na observação.

3. Higienização ou manutenção

Enquanto está sendo preparada, a peça não conta como estoque disponível — ninguém vai prometer para o colaborador um cinto que está na lavanderia. Ao concluir, o botão Liberar devolve a unidade ao saldo.

4. Descarte

Ao atingir o limite de utilizações, o exemplar é descartado automaticamente na devolução — não há como devolvê-lo à circulação por engano. O descarte manual (dano, reprovação em inspeção) também existe, sempre com motivo registrado.

As situações do exemplar

Disponível

Pronto para entregar e contando no saldo do estoque.

Em uso

Com um colaborador, vinculado à entrega que o registrou.

Em higienização / manutenção

Em preparo. Fora do saldo até ser liberado.

Descartado

Fora de circulação em definitivo, com data e motivo. O histórico é preservado.

O semáforo de utilizações

Ao lado de cada peça aparece o contador (3 / 5) e uma barra colorida, para o almoxarife enxergar o desgaste sem abrir nada:

  • Dentro do limite — vida restante confortável.
  • Perto do limite — entrou no último quinto da vida útil, ou está no penúltimo uso. É a hora de programar a compra do substituto.
  • Limite atingido — a peça não pode mais ser entregue e precisa sair de circulação.

Histórico por peça

Cada exemplar guarda a própria linha do tempo: cadastro, entregas (com o nome de quem recebeu), devoluções, higienizações, manutenções e o descarte final — com data e o contador de usos em cada evento. É a resposta pronta para a pergunta “esse cinto que rompeu, quantas vezes foi usado e quem o teve?”.

Fim de vida vira compra, sem lista paralela. Exemplar esgotado entra na conta da Reposição de estoque como uma unidade a substituir, ao lado do consumo médio e do estoque mínimo. Um aviso só, num lugar só.
Rastreabilidade preservada. Peça com histórico de uso não pode ser excluída — só descartada. Exclusão existe apenas para corrigir cadastro errado de exemplar que nunca circulou.

Cadastros

Reposição de estoque

Ninguém deveria descobrir que o EPI acabou na hora de entregar. Esta tela olha o seu estoque, o ritmo de consumo e as pendências de conformidade e responde duas perguntas: o que precisa ser comprado agora e quanto comprar de cada item. Os critérios são os que você definiu em Compras e reposição — o sistema não chuta números.

Os quatro números do topo

Comprar agora

EPIs que já chegaram ao ponto de pedido — ou zeraram o saldo.

Em atenção

Ainda não chegaram no gatilho, mas estão perto, ou têm lote vencendo em estoque.

Unidades sugeridas

Soma de tudo que o sistema recomenda comprar.

Valor estimado

Quanto essa compra deve custar, pelo custo médio dos lotes já cadastrados.

Como o cálculo funciona

São três contas simples, todas alimentadas pelos seus parâmetros. Nenhuma delas depende de você lembrar de atualizar planilha.

1. Consumo médio diário

Tudo que foi entregue do EPI dentro da janela de consumo (90 dias por padrão), dividido pelo número de dias da janela. É o ritmo real da sua operação, não uma estimativa.

2. Ponto de pedido — o quando

Consumo diário × (prazo do fornecedor + estoque de segurança). É o saldo mínimo para o pedido chegar antes de faltar. Se você preferir mandar um número fixo, o estoque mínimo ou o ponto de pedido fixo do EPI prevalece.

3. Quantidade sugerida — o quanto

Ponto de pedido + consumo diário × cobertura desejada + pendências de conformidade + exemplares a substituir − saldo utilizável. A compra repõe acima do gatilho de propósito: comprar só o que falta faria o aviso reabrir na semana seguinte. Se o EPI tem múltiplo de compra, a sugestão é arredondada para caixas fechadas.

Saldo utilizável, não saldo bruto. Lote vencido não conta como estoque. O sistema respeita a validade de uso do lote (data da NF + vida útil) e, na falta dela, a validade do fabricante. Ou seja: 200 unidades das quais 150 venceram valem 50 na hora de decidir a compra.
EPI reutilizável também puxa compra. Cada exemplar de Itens rastreados que atingiu o limite de utilizações entra na conta como uma unidade a substituir — a compra é antecipada em vez de esperar o descarte derrubar o saldo. Quando a peça é efetivamente descartada, ela sai do estoque e o cálculo normal assume daí em diante.

As situações de cada EPI

Situação O que significa
Sem estoque Saldo utilizável zerado e há demanda. Prioridade máxima da lista.
Comprar agora O saldo chegou ao ponto de pedido. Comprando hoje, o EPI chega antes de faltar.
Atenção Está a até 50% acima do ponto de pedido, tem lote vencendo ou tem exemplar rastreado chegando ao limite de utilizações. Vale programar o pedido.
Em dia Estoque confortável para o ritmo atual. Nada a fazer.
Sem parâmetro Sem entregas na janela, sem pendência e sem mínimo definido — não há como calcular. Informe um estoque mínimo para o item entrar nos avisos.
Não monitorado Você desligou o monitoramento do EPI (item descontinuado, por exemplo). Não gera aviso.

O que a lista mostra por item

  • Saldo utilizável, e o saldo total quando há lote vencido no meio.
  • Consumo por dia e em quantos dias o estoque acaba, com a data prevista de esgotamento.
  • Ponto de pedido em uso — e se ele foi calculado ou definido por você.
  • Quanto comprar e o valor estimado, com o fornecedor preferencial do item.
  • Avisos extras: pendências de conformidade, unidades vencendo em estoque e exemplares no limite de utilizações.

A ordem é por urgência: quem acaba primeiro aparece primeiro. Não é uma lista alfabética que você precisa ler inteira.

Levar a lista para o comprador

O botão Exportar lista baixa a lista de compra em CSV, pronta para abrir no Excel e mandar para o setor de compras ou pedir cotação ao fornecedor — com EPI, CA, quantidade sugerida, custo estimado, exemplares a substituir e situação de cada item.

Onde os avisos aparecem

  • No painel inicial, com o card Hora de comprar EPI listando os itens mais urgentes — se você quiser, pode desligar esse aviso.
  • No indicador EPIs para comprar, no painel e na tela de Estoque.
  • No contador ao lado do botão Reposição, dentro do Estoque.
  • No atalho Itens rastreados, no topo da própria tela de reposição, com o número de exemplares esgotados quando houver.

Cadastros

Grupos de Entrega

Reúna EPIs por função ou setor e vincule os colaboradores. É o substituto, com nome amigável, do conceito de GHE (Grupo Homogêneo de Exposição): define que toda pessoa de uma função recebe um conjunto padrão de EPIs.

Como funciona

  1. 1.Crie um grupo (ex.: Soldadores, Equipe de obra).
  2. 2.Adicione os EPIs que essa função exige, com a periodicidade de troca.
  3. 3.Vincule os colaboradores ao grupo.

Com isso, a entrega planejada passa a sugerir sozinha quem precisa receber ou trocar cada EPI, com base na durabilidade e no que já foi entregue.


Cadastros

Áreas e Unidades

Estruturam a operação por local físico e por centro de custo.

Unidades

Filiais, plantas ou CNPJs secundários da empresa. Áreas, colaboradores e estoque podem ser vinculados a uma unidade.

Áreas, obras e projetos

Organizam as entregas por área de atuação — obras, projetos, células de produção ou setores de custo. Cada área pode ter CNPJ próprio para faturamento.

O número de unidades disponíveis varia conforme o plano contratado.


Operação

Entregas

O coração do sistema. Toda entrega registra o EPI, o CA, a validade, o lote, o responsável e a assinatura do colaborador — com data e hora. O histórico fica disponível com a ficha NR-6 em PDF.

Tipos de entrega

Avulsa

Pontual, no balcão do almoxarifado. Você escolhe colaborador e EPIs na hora.

Planejada

O sistema sugere o que entregar nos próximos dias, com base nos grupos de entrega e na durabilidade.

Troca

Substituição de um EPI por dano, extravio ou fim da vida útil, normalmente vinda de uma solicitação.

À distância

Para frentes de trabalho remotas, quando a coleta presencial da assinatura não é possível no ato.

Entrega avulsa, passo a passo

  1. 1.Selecione o colaborador.
  2. 2.Escolha os EPIs e os tamanhos. O sistema valida CA e treinamento e reserva o estoque.
  3. 3.Se o EPI for reutilizável, escolha o exemplar pelo patrimônio — a lista mostra quantos usos restam em cada peça, e vai um exemplar por entrega. Veja Itens rastreados.
  4. 4.Confirme e colha a assinatura: na própria tela (dedo ou caneta), por reconhecimento facial ou no papel, imprimindo a ficha para assinar de próprio punho.
  5. 5.A ficha NR-6 em PDF é gerada automaticamente e o estoque é baixado.

Escolhendo a assinatura no papel, a ficha sai com o campo em branco para imprimir e a entrega fica sinalizada como assinatura pendente até você anexar a via assinada. Veja o passo a passo em Assinatura e ficha NR-6.

Entrega planejada

Lista os EPIs que precisam ser entregues ou trocados na janela de alerta (próximos dias), considerando os grupos de entrega e a durabilidade de cada item. Ideal para antecipar trocas e não deixar ninguém com EPI vencido.


Operação

Assinatura e ficha NR-6

O que transforma uma entrega em prova. São três formas de confirmar o recebimento — você escolhe a cada entrega, no passo da assinatura. Em todas elas o sistema carimba data, hora e responsável.

Assinatura na tela

O colaborador assina com o dedo ou a caneta. O traço é guardado junto da entrega e impresso na ficha.

Reconhecimento facial

Disponível a partir do plano Profissional, adiciona uma verificação facial do colaborador no momento da entrega, reforçando a autenticidade.

Assinatura no papel

A ficha sai em PDF com o campo de assinatura em branco, para imprimir e assinar de próprio punho. Depois você anexa a via digitalizada à entrega.

Assinatura no papel, passo a passo

Para quem entrega em frente de obra sem tablet, para empresas que exigem via física ou para quando o colaborador prefere assinar à caneta. A entrega já fica registrada e o estoque já é baixado — o que falta é apenas o comprovante assinado.

  1. 1.No passo da assinatura, escolha No papel e confirme a entrega.
  2. 2.Clique em Abrir ficha para impressão. O PDF sai com o termo de responsabilidade, os campos de local e data e as duas linhas de assinatura em branco — a do colaborador (com CPF) e a do responsável pela entrega.
  3. 3.Imprima e colha as assinaturas de próprio punho.
  4. 4.Digitalize ou fotografe a via assinada e clique em Anexar ficha assinada (PDF, JPG ou PNG, até 10 MB).
Assinatura pendente. Enquanto a via assinada não for anexada, a entrega aparece marcada como assinatura pendente na lista de Entregas e como via assinada pendente na Auditoria. Dá para anexar na hora ou depois, pelo botão Anexar assinada na própria lista de entregas — e substituir o arquivo, se a digitalização sair ruim.

A ficha de EPI

Gerada em PDF, reúne tudo o que a NR-6 exige comprovar: o EPI entregue, o CA, a validade, o responsável e a assinatura do colaborador, com data e hora. Sai com a identidade visual da sua empresa quando a personalização está configurada.

Por que isso importa. Numa reclamatória trabalhista anos depois, a ficha assinada com data, hora e responsável é a prova que sustenta a defesa — com a mesma validade de quando foi gerada.

Operação

Solicitações de troca

Pedidos de troca de EPI fora do planejamento, com fluxo de aprovação configurável. O colaborador ou a liderança abre a solicitação informando o motivo.

Motivos de troca

Extravio Dano Fim da vida útil Novo treinamento Transferência de setor Primeira entrega Uso indevido

Estados da solicitação

  • Aguardando aprovação — recém-aberta, à espera de um gestor.
  • Aprovada — liberada para virar entrega de troca.
  • Rejeitada — recusada, com o motivo registrado.
  • Atendida — o EPI já foi entregue e a solicitação encerrada.

Capacitação

Treinamentos

Cadastre treinamentos, forme turmas e registre presença, notas e validade. A capacitação fica atrelada ao colaborador e às regras de entrega de EPI.

  • Cadastro do treinamento (tema, carga horária, validade).
  • Formação de turmas com lista de participantes.
  • Registro de presença, notas e emissão de certificados.
  • Controle de validade, com alerta de capacitação vencida.
Integração com a entrega. Se um EPI exige treinamento e o colaborador não tem capacitação válida, a entrega é barrada — garantindo que ninguém receba um equipamento sem o preparo obrigatório.

Operação

Documentos

Documentos da empresa e dos colaboradores com controle de vencimento. Cadastre ASOs, certificados e demais documentos com data de validade para receber alertas antes que vençam.

Tipos suportados

RG CPF Carteira de Trabalho ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) Certificado de treinamento Ficha de EPI Outro

Segurança do trabalho

Conformidade de EPI

A tela que responde à pergunta mais importante da Segurança do Trabalho: cada colaborador recebeu todos os EPIs obrigatórios do seu cargo? O sistema cruza a matriz de EPIs do cargo com as entregas efetivamente feitas e aponta as falhas.

O que a tela mostra

Colaboradores com cargo

Quantas pessoas têm cargo definido e entram na análise.

Não conformes

Quantos colaboradores têm pelo menos uma pendência.

Pendências de EPI

Total de itens faltando ou vencidos na empresa.

Tipos de pendência

  • A entregar — EPI obrigatório do cargo que o colaborador nunca recebeu.
  • Vencido — EPI que foi entregue, mas cuja vida útil já passou e precisa de troca.

A lista detalha, por colaborador não conforme, exatamente quais EPIs estão faltando ou vencidos — pronta para virar um plano de ação ou uma rodada de entrega planejada.

Pré-requisito. A conformidade só funciona quando os cargos têm a matriz de EPIs preenchida e os colaboradores estão vinculados a um cargo. Sem isso, não há referência para comparar.

Gestão

Indicadores

Visão geral da operação em gráficos: entregas no tempo, EPIs mais usados, motivos de troca e situação do estoque. Ajuda a enxergar padrões — onde se gasta mais, o que mais quebra e onde antecipar compras.

Entregas

Volume de entregas ao longo do tempo.

EPIs mais usados

Ranking dos equipamentos mais entregues.

Motivos de troca

Distribuição das trocas por motivo.

Estoque

Saldo e itens em situação crítica. Para a decisão de compra em si, use a reposição de estoque.


Compliance

Auditoria

Trilha de entregas confirmadas com a forma de confirmação, data, IP, ficha NR-6 e a situação da via assinada em papel — pronta para fiscalização. Acessível por Administrador e Suporte.

  • Cada entrega confirmada aparece com data, hora e IP de origem.
  • A coluna Confirmação mostra como o recebimento foi comprovado: assinatura digital, reconhecimento facial ou assinatura em papel.
  • A coluna Via assinada acusa, nas entregas em papel, se o comprovante digitalizado já foi anexado (Anexada) ou não (Pendente). Nas demais formas, aparece como “não se aplica”.
  • A ficha de EPI em PDF fica a um clique para apresentar ao fiscal.
  • A visão pode ser agrupada por colaborador ou lida como lista corrida.
  • Toda ação relevante fica registrada com autor e horário.
Alerta de vias pendentes. Havendo entregas em papel sem o comprovante anexado, a Auditoria abre com um aviso contando quantas são, e o cabeçalho de cada colaborador ganha uma etiqueta com o total dele. É a lacuna que a fiscalização enxerga primeiro: sem a via assinada, o recebimento não tem evidência de assinatura. Regularize pela tela de Entregas.

Exportar a auditoria

Os botões Exportar PDF e Exportar Excel, no topo da tela, geram o documento na hora. A tela lista os 200 registros mais recentes para ficar leve; as exportações levam todo o histórico de entregas confirmadas da empresa.

Relatório em PDF

Documento fechado, para imprimir, arquivar ou entregar ao fiscal e ao sindicato.

Planilha em Excel

Arquivo .xlsx para filtrar, cruzar dados e montar tabelas dinâmicas.

O que vem no relatório em PDF

  • Cabeçalho de identificação — empresa, CNPJ, quem emitiu e quando, repetido em toda página.
  • Resumo do período — total de entregas, de itens entregues, de colaboradores atendidos, quantas fichas em PDF existem e a data da entrega mais antiga e mais recente. Havendo entregas em papel sem comprovante anexado, entra também o total de vias em papel pendentes, com um aviso destacado logo abaixo.
  • Um bloco por colaborador — nome, CPF, matrícula, função e setor, com todas as suas entregas abaixo.
  • Uma linha por EPI — data e hora, tipo de entrega, equipamento, CA, tamanho, quantidade, validade de uso, nota fiscal, forma de confirmação, IP e se a ficha foi gerada. Nas entregas em papel, a forma de confirmação já diz se a via está anexada ou pendente.
  • Numeração de páginas e rodapé de origem do documento — importante para provar que nada foi retirado do meio.

O relatório sai com a identidade visual da sua empresa: logo, cores e texto de rodapé, como nas fichas de EPI.

O que vem na planilha

AbaUma linha porServe para
Entregas Entrega confirmada, com quantidade de itens e de unidades, forma de confirmação, resultado da verificação facial, situação da via assinada em papel e quando ela foi anexada, IP, responsável e observação. Visão gerencial: volume por colaborador, por setor, por período — e filtro rápido das vias em papel pendentes.
Itens EPI entregue, com CA, tamanho, quantidade, validade de uso, nota fiscal, forma de confirmação e situação da via assinada em papel. Visão analítica: consumo por equipamento, rastreio de CA e de lote.

As duas abas já vêm com filtro automático e a primeira linha congelada. Datas são datas de verdade e quantidades são números — dá para ordenar, filtrar por intervalo e somar sem tratar nada antes.

Em caso de fiscalização. Leve o PDF como documento e a planilha como apoio: o fiscal costuma pedir a comprovação de um colaborador específico, e a coluna de identificação da entrega liga cada linha da planilha à ficha de EPI assinada correspondente.

Em bases muito grandes, a exportação traz as entregas mais recentes até o limite do arquivo e avisa no próprio relatório que existem registros anteriores — assim você nunca apresenta um documento incompleto sem saber.


Administração

Configurações

Dados da empresa e usuários do sistema. É aqui que o Administrador gerencia quem tem acesso e com qual perfil.

Convidar usuários

Envie um convite por e-mail e escolha o perfil (Administrador, Almoxarife ou Colaborador). A pessoa cria a senha pelo link recebido e já entra com as permissões definidas.

O que mais fica aqui

Configurações reúne a administração da conta: cada item abaixo tem um cartão nesta página. Personalização, Plano e Integrações são acessados só por aqui — não ocupam espaço no menu lateral.

Contas fixas para terminais do chão de fábrica, restritas à ação de retirada.

Logo, cores e layout das fichas de EPI com a identidade visual da empresa.

Plano em vigor, uso atual e upgrade — ao lado do CNPJ da empresa.

Conexão com sistemas externos e histórico das sincronizações.

Parâmetros que definem quando avisar que é hora de comprar EPI.

Cópia completa dos seus dados em um arquivo .zip.

Tour de boas-vindas

Reveja quando quiser o walkthrough guiado do primeiro acesso.

O cartão Sobre o sistema, ao fim da página, mostra a versão em uso — tenha esse número à mão ao abrir um chamado com o suporte.


Administração

Dispositivos de retirada

Para o terminal fixo no chão de fábrica — o tablet ou computador onde o colaborador de fato retira o EPI — não faz sentido usar uma conta de Administrador ou Almoxarife: por segurança, esse dispositivo precisa de um acesso limitado só à ação de retirada. É para isso que existe o perfil Operador de retirada.

Onde fica: Configurações → Dispositivos de retirada.

Como criar um dispositivo

  1. 1.Em Configurações, abra Dispositivos de retirada e clique em Novo dispositivo.
  2. 2.Dê um nome que identifique o terminal (ex.: Totem — Linha 2) e defina o e-mail e a senha de acesso.
  3. 3.Configure essas credenciais no navegador do dispositivo fixo e deixe a sessão logada — é assim que o terminal opera todos os dias, sem precisar entrar de novo a cada retirada.

O que essa conta pode fazer

Nada além da retirada. Ao entrar, o dispositivo cai direto na tela de nova entrega, sem menu lateral e sem acesso a nenhuma outra parte do sistema — cadastros, estoque, configurações e dados de outros colaboradores ficam fora de alcance, mesmo que alguém tente digitar o endereço direto no navegador.

Quem retira não é essa conta. O login do dispositivo só destrava o terminal. Quem está de fato recebendo o EPI é identificado dentro da própria entrega — selecionando o colaborador e coletando a assinatura, a foto testemunhal ou o reconhecimento facial, como em qualquer outra entrega. Por isso uma única conta compartilhada no terminal não compromete a rastreabilidade: a prova de quem recebeu está na entrega, não na sessão.

Ao concluir uma retirada, a tela volta limpa e pronta para o próximo colaborador — pensada para ficar em pé, o dia inteiro, num único dispositivo.

Redefinir senha e desativar

  • Redefinir senha — troque a senha do dispositivo a qualquer momento, sem precisar recriar a conta.
  • Desativar — bloqueia o login imediatamente, para quando o terminal for substituído, trocar de setor ou sair de uso. Dá para reativar depois, se ele voltar a operar.

Não existe exclusão: entregas já registradas por um dispositivo continuam vinculadas a ele no histórico, como parte da prova de quem operou o terminal naquele dia.


Administração

Backup da conta

Os dados da sua operação são seus, e você não precisa pedir para ninguém quando quiser uma cópia. Em Configurações → Backup da conta, um clique gera um arquivo .zip com tudo o que a sua empresa tem no sistema — pronto para guardar no seu servidor, no cofre da matriz ou onde a sua política de TI mandar.

Disponível para o perfil Administrador, em qualquer plano. Há um intervalo mínimo entre um backup e outro — veja com que frequência dá para gerar.

O que vem dentro do arquivo

O mesmo conteúdo em dois formatos: um para máquina ler, outro para você ler. Assim o backup serve tanto para recuperar dados quanto para conferir um número no Excel sem abrir o sistema.

Pasta Conteúdo Serve para
dados/ Um arquivo por cadastro do sistema, fiel ao que está gravado. Recuperação e migração — é a cópia técnica completa.
planilhas/ Os mesmos dados em CSV, prontos para abrir no Excel. Conferência, cruzamento e relatório fora do sistema.
relatorios/ Conformidade por colaborador, conformidade por EPI e a situação oficial dos seus CAs no CAEPI. Fotografia da conformidade no dia em que o backup foi gerado.
arquivos/ Índice de todos os anexos — fichas em PDF, assinaturas, fotos e documentos — e, se você quiser, os próprios arquivos. Guardar a comprovação assinada junto com os dados.
LEIA-ME.txt Resumo em português: empresa, data, quantos registros por cadastro e o que cada pasta contém. Entender o pacote meses depois, sem depender de quem baixou.

Incluir os anexos ou não

A chave Incluir anexos decide se as fichas em PDF, as assinaturas, as fotos e os documentos entram no pacote. Desligada — como vem por padrão — o arquivo fica pequeno e a geração é quase instantânea, e mesmo assim o índice mostra tudo o que existe. Ligada, o backup vira a cópia integral, incluindo a comprovação que você apresentaria a um fiscal.

Se os anexos da sua empresa forem grandes demais para um download único, o sistema gera o backup dos dados e avisa no próprio pacote que os arquivos ficaram de fora — em vez de entregar um download interrompido no meio.

Com que frequência dá para gerar

Gerar um backup lê a base inteira da sua empresa, então existe um intervalo mínimo entre um e outro. Ele protege o desempenho do sistema para todo mundo — inclusive para você, que está usando as outras telas ao mesmo tempo.

Situação Como funciona
Backup só de dados Um a cada 3 minutos.
Backup com anexos Um a cada 15 minutos — é bem mais pesado de montar.
Teto por período Até 8 por hora e 24 por dia, somando toda a empresa.
Dois pedidos ao mesmo tempo Só um roda por vez. Clicar de novo enquanto gera não adianta — e não duplica o trabalho.

O botão mostra o tempo que falta e volta a ficar disponível sozinho. Na prática o limite não atrapalha o uso normal: o backup é ação de antes de uma mudança grande ou de fechamento, não de minuto a minuto.

Quando usar

  • Antes de uma mudança grande — importar uma planilha nova, reorganizar cargos ou grupos de entrega. Tem cópia do antes, você mexe sem medo.
  • Fechamento de mês ou de auditoria — guardar a fotografia da conformidade daquela data.
  • Política de TI da sua empresa — muitas exigem cópia dos dados fora do fornecedor. Este é o arquivo que atende a essa exigência.
  • Portabilidade — a LGPD lhe dá direito aos seus dados em formato legível. Aqui você exerce esse direito sozinho, sem abrir chamado.
Guarde com cuidado. O pacote contém dados pessoais dos seus colaboradores — CPF, matrícula, fotos e assinaturas. Ele sai do nosso ambiente e passa a ser responsabilidade de quem baixou, então trate o arquivo como trata a pasta funcional: acesso restrito e local controlado. Senhas e credenciais de integração não são exportadas, e todo download fica registrado na trilha de auditoria com autor e horário.

Precisa restaurar um backup?

Baixar é operação sua, a qualquer hora. Restaurar é conduzido pelo suporte técnico do SafeTrack EPI — não existe botão de restauração na tela, e isso é proposital.

Recolocar dados antigos no sistema significa sobrescrever o que está lá agora. Feito às cegas, uma restauração para recuperar um cargo apagado ontem pode levar embora as entregas registradas hoje — e apagar comprovação de entrega de EPI é exatamente o tipo de perda que não se conserta depois. Por isso a operação passa por quem consegue medir o alcance antes de executar, guardar uma cópia do estado atual e conferir o resultado com você.

Como pedir uma restauração

Escreva para safetrackepi@gmail.com. Quanto mais claro o pedido, mais rápido e mais seguro o retorno — tenha em mãos:

  • O que precisa voltar — colaboradores, um cargo, os lotes de estoque, uma importação inteira. Restauração pontual é sempre mais segura que restauração geral.
  • Desde quando o dado está errado — a data e, se souber, a hora aproximada. É o que define de qual momento partir.
  • O arquivo de backup, se você tiver um baixado. Não é obrigatório para abrir o pedido, mas encurta o caminho.
  • Quem autoriza pela sua empresa — a confirmação final vem do Administrador da conta.

O suporte apresenta antes o que será alterado e só executa com o seu aceite. Pare de lançar dados no período afetado até o retorno: informação nova criada em cima do problema torna a recuperação mais difícil.

Enquanto isso, o backup manual continua sendo a sua rede de proteção mais direta: baixe antes de qualquer mudança grande e guarde a cópia fora do sistema. É o que transforma um acidente em um contratempo de algumas horas.


Administração

Compras e reposição

Aqui você define as regras que o sistema usa para avisar que é hora de comprar EPI. Quem conhece a operação é você: o prazo do seu fornecedor, o quanto de folga a sua empresa aceita, o tamanho da caixa que o vendedor manda. O sistema só aplica esses números — nos EPIs todos, todo dia, sem esquecer nenhum.

Acessível por Administrador e Almoxarife. Os avisos resultantes aparecem na tela de Reposição de estoque.

Onde fica: menu Estoque e compras → Compras e reposição — ou pelo cartão correspondente em Configurações.

Padrões da empresa

Valem para todos os EPIs. Já vêm preenchidos com valores razoáveis — você ajusta se a sua realidade for outra.

Parâmetro Padrão Para que serve
Janela de consumo 90 dias Histórico de entregas usado para achar o consumo médio diário. Janela curta reage rápido a mudanças; janela longa é mais estável.
Cobertura desejada 45 dias Quantos dias de consumo cada compra deve cobrir. É o principal ajuste do quanto comprar.
Prazo do fornecedor 15 dias Tempo entre o pedido e a chegada no almoxarifado. Fornecedor lento exige aviso mais cedo.
Estoque de segurança 10 dias Folga somada ao prazo do fornecedor, para atraso de entrega ou pico de consumo. É o principal ajuste do quando avisar.
Aviso de lote vencendo 30 dias Antecedência do alerta de validade. Alimenta o indicador de lotes vencendo na tela de Estoque.
Aviso de CA vencendo 30 dias Antecedência do alerta de CA no painel. CA vencido impede comprar o EPI, então antecipe conforme o seu processo de compra.
Somar pendências de conformidade Ligado Inclui na necessidade de compra os EPIs obrigatórios do cargo que ainda não foram entregues ou estão vencidos — demanda que já existe, não projeção.
Mostrar avisos no painel Ligado Exibe o card Hora de comprar EPI na tela inicial. Desligue se preferir consultar só a tela de reposição.

A própria tela mostra, em linguagem clara, como os seus números atuais formam cada conta — você vê o efeito antes de salvar.

Parâmetros por EPI

Nem todo EPI se comporta igual. A luva sai toda semana; o cinto paraquedista dura anos. Na tabela de EPIs você abre Ajustar e define regras próprias para o item — o que ficar em branco continua seguindo o padrão da empresa.

Estoque mínimo

Piso absoluto: avisa sempre que o saldo cair até esse número, mesmo sem histórico de consumo. É o jeito de monitorar EPI de baixo giro.

Ponto de pedido fixo

Substitui o cálculo por consumo médio, para quando você já sabe o número certo.

Múltiplo de compra

Embalagem do fornecedor. Com 12, uma necessidade de 40 vira sugestão de 48 — caixas fechadas, sem pedido quebrado.

Prazo e cobertura próprios

Para o item importado que demora 60 dias, ou o de giro alto que você quer com estoque mais enxuto.

Fornecedor preferencial

Aparece na lista de compra e no arquivo exportado — o comprador já sabe para quem ligar.

Monitorar

Desligue para o EPI descontinuado parar de gerar aviso, sem precisar excluir o cadastro.

O limite de utilizações máximas não fica aqui: por ser característica técnica do equipamento — e não política de compra da sua empresa — ele é definido no cadastro do EPI, junto da vida útil em dias.

Um botão Voltar ao padrão apaga as regras próprias do item e devolve o cálculo aos padrões da empresa.

Por onde começar. Não configure os 200 EPIs de uma vez. Ajuste os padrões da empresa, abra a tela de Reposição e refine só os itens que aparecerem fora do esperado — normalmente os de maior custo e os de baixo giro, que precisam de estoque mínimo para entrar na conta.

Administração

Personalização

Adapte o sistema à identidade visual da sua empresa: logo, cores e fichas de EPI. O documento que vai para a fiscalização sai com a sua marca.

Onde fica: Configurações → Personalização.

  • Logo e paleta de cores próprias.
  • Cabeçalho e rodapé das fichas sob medida.
  • Domínio próprio no plano Corporativo.
  • Mesma marca no relatório de auditoria exportado em PDF.

A personalização visual (white-label) está disponível a partir do plano Profissional. Tudo é configurável no painel, sem precisar de TI.


Administração

Plano e Assinatura

Acompanhe seu plano, o uso atual e faça upgrade quando precisar. A cobrança é mensal, sem fidelidade, e você cancela quando quiser.

Onde fica: Configurações → Plano & assinatura.

Como funciona o período grátis

1 dia sem cartão

Ao criar a conta, você usa o sistema por 1 dia sem informar cartão.

+14 dias ao assinar

Ao escolher um plano, ganha mais 14 dias grátis. A primeira cobrança só acontece ao fim desse período.

Se a conta passar do período grátis sem um plano ativo, o acesso fica restrito apenas à tela de plano, até a assinatura ser concluída. Cancelar durante o trial não gera cobrança.

Planos

PlanoPara quemDestaques
EssencialAté 50 colaboradores, 1 unidadeEntregas, assinatura digital ou no papel e ficha em PDF.
Essencial+Até 120 colaboradores, 2 unidadesTudo do Essencial + treinamentos atrelados.
ProfissionalAté 300 colaboradores, 5 unidadesIndicadores avançados, reconhecimento facial e white-label.
CorporativoColaboradores e unidades ilimitadosIntegração com ERP e domínio próprio.

No plano anual, 2 meses por nossa conta. Consulte os valores atualizados na página de planos.


Administração

Integrações

Conecte o SafeTrack EPI ao seu ERP Consistem para sincronizar EPIs, estoque e entradas, sem redigitar dados entre os sistemas. Disponível no plano Corporativo.

Onde fica: Configurações → Integrações.

O que é sincronizado

EPIs

Catálogo de equipamentos vindo do ERP.

Estoque

Saldos mantidos em dia entre os sistemas.

Notas fiscais de entrada

Entradas de compra alimentam o estoque automaticamente.

Empresas / Unidades

Estrutura organizacional alinhada com o ERP.

Cada sincronização registra seu status — Executando, Concluída, Com erro ou Parcial — para você acompanhar.


Referência

Segurança e LGPD

Dados isolados por empresa

Cada cliente opera em um espaço lógico próprio, com controle de acesso a nível de registro. Ninguém vê o que não é seu.

Tratamento conforme a LGPD

Coletamos só o necessário para a gestão de EPI e registramos quem acessou o quê. Você é o controlador dos dados.

Trilha de auditoria

Toda ação relevante fica registrada com autor e horário — a prova que sustenta uma defesa, se um dia for preciso.

Seus dados saem quando você quiser

A LGPD lhe garante acesso aos seus dados em formato legível, e no SafeTrack isso não depende de chamado: o backup da conta baixa tudo em um arquivo, quantas vezes você precisar. Ficar preso ao fornecedor não é modelo de negócio nosso.

O caminho de volta é o oposto, e de propósito: restaurar um backup é operação do suporte técnico, porque recolocar dados antigos sobrescreve os atuais e pode apagar comprovação de entrega de EPI. Escreva para safetrackepi@gmail.com e a gente conduz com você — como pedir.

Consulte a Política de Privacidade e os Termos de Uso para detalhes legais.


Referência

Glossário

EPI
Equipamento de Proteção Individual — todo dispositivo de uso individual destinado a proteger o trabalhador.
CA
Certificado de Aprovação — número e validade que atestam que o EPI é aprovado para uso. Vencido, suspenso ou cancelado, não pode ser entregue.
CAEPI
Base oficial de Certificados de Aprovação do Ministério do Trabalho (MTE), com a qual o SafeTrack confere os CAs diariamente.
Cargo
Função do colaborador com a matriz de EPIs obrigatórios associada. Base da análise de conformidade.
CBO
Classificação Brasileira de Ocupações — código oficial opcional que identifica a ocupação de um cargo.
Conformidade
Estado em que o colaborador recebeu todos os EPIs obrigatórios do seu cargo, sem itens faltando ou vencidos.
NR-6
Norma Regulamentadora que trata de EPIs e exige a comprovação de entrega ao trabalhador.
Grupo de Entrega
Conjunto de EPIs padronizado por função ou setor. Versão amigável do conceito de GHE.
GHE
Grupo Homogêneo de Exposição — pessoas expostas aos mesmos riscos, que recebem os mesmos EPIs.
Lote
Remessa rastreável de um EPI no estoque, com quantidade e validade do fabricante.
Exemplar
Peça individual de um EPI reutilizável, identificada por patrimônio ou número de série e acompanhada uma a uma em Itens rastreados.
Utilizações máximas
Quantos ciclos de uso (entrega → devolução → higienização) o exemplar suporta antes do descarte obrigatório. Definido no cadastro do EPI.
Saldo utilizável
Quantidade em estoque descontando os lotes vencidos e os exemplares que estão em uso ou em preparo. É o número que vale na hora de decidir a compra.
Consumo médio diário
Total entregue de um EPI dentro da janela de consumo, dividido pelos dias da janela. Mede o ritmo real da operação.
Ponto de pedido
Saldo em que o pedido de compra precisa ser feito para o EPI chegar antes de faltar. Considera o prazo do fornecedor e o estoque de segurança.
Estoque de segurança
Folga em dias somada ao prazo do fornecedor, para absorver atraso de entrega ou pico de consumo.
Cobertura
Por quantos dias o estoque atual aguenta no ritmo de consumo — e, na configuração, por quantos dias cada compra deve durar.
Estoque mínimo
Piso definido manualmente para um EPI. Abaixo dele, o aviso de compra dispara mesmo sem histórico de consumo.
Múltiplo de compra
Tamanho da embalagem do fornecedor. A sugestão de compra é arredondada para caixas fechadas.
NF-e
Nota Fiscal eletrônica (modelo 55). Seu XML pode ser importado para dar entrada de estoque automaticamente.
NT 146/2015
Nota Técnica do MTE: EPI comprado com CA válido pode ser usado até o fim da vida útil, mesmo que o CA venha a vencer. A NF é a prova.
Ficha de EPI
Documento em PDF que comprova a entrega do EPI ao colaborador, com assinatura, data e responsável.
ASO
Atestado de Saúde Ocupacional, um dos tipos de documento controlados no sistema.
Operador de retirada
Perfil de conta para dispositivos fixos do chão de fábrica, restrito só à ação de retirada de EPI.

Referência

Dúvidas frequentes

Preciso instalar algum programa?

Não. O SafeTrack roda no navegador de qualquer computador, tablet ou celular. Basta acessar e entrar.

A ficha gerada vale para a fiscalização da NR-6?

Sim. Cada entrega registra o EPI, o CA, a validade, o responsável e a assinatura do colaborador, com data e hora. A ficha em PDF reúne tudo isso — exatamente o que a NR-6 exige comprovar.

E se o colaborador não puder assinar na tela?

Use a assinatura no papel. A ficha NR-6 sai em PDF com o campo de assinatura em branco: você imprime, colhe a assinatura de próprio punho e anexa a via digitalizada (PDF ou foto) à entrega — na hora ou depois, pela lista de entregas. Até o anexo chegar, a entrega fica marcada como assinatura pendente e a Auditoria cobra a pendência, para nenhuma via ficar esquecida na gaveta.

Consigo levar todo o histórico para o fiscal de uma vez?

Sim. Na tela de Auditoria você exporta a trilha completa em um clique: um relatório em PDF com a marca da sua empresa, agrupado por colaborador e com resumo do período, ou uma planilha em Excel com uma aba por entrega e outra por EPI entregue, já com filtros prontos.

Posso importar minha planilha atual?

Pode. Você importa colaboradores e EPIs a partir da sua planilha. Em poucas horas a operação já está rodando, sem redigitar tudo.

Preciso lançar cada entrada de estoque na mão?

Não. Você pode importar o XML da NF-e de compra: o sistema lê os itens, sugere os EPIs correspondentes e cria os lotes de uma vez, já com o número e a data da nota para fins de validade de uso.

Como sei que é hora de comprar mais EPI?

O sistema avisa. Você informa uma vez o prazo do seu fornecedor, quantos dias de folga aceita e por quanto tempo cada compra deve durar; a partir daí ele acompanha o consumo real de cada EPI e destaca no painel os itens que chegaram ao ponto de pedido — já com a quantidade sugerida e o custo estimado. A lista pode ser exportada em Excel para o setor de compras.

E os EPIs que quase não têm saída, entram nesse aviso?

Entram, desde que você defina um estoque mínimo para eles. Sem histórico de entregas não existe consumo médio para calcular, então o sistema marca o item como “sem parâmetro” e pede esse número — em vez de fingir que está tudo em ordem.

Como controlo um EPI que é devolvido e usado de novo, como o cinto paraquedista?

Marque o EPI como reutilizável no cadastro e informe quantas utilizações máximas ele suporta. Cada peça passa a ter patrimônio próprio em Itens rastreados, e o sistema conta os ciclos de entrega e devolução. Ao atingir o limite, a peça é descartada automaticamente na devolução — não volta para a rua por engano — e a substituição já aparece na sugestão de compra.

Consigo saber quantas vezes uma peça específica foi usada, e por quem?

Sim, para os EPIs reutilizáveis. Cada exemplar tem um histórico próprio com todas as entregas (e o nome de quem recebeu), devoluções, higienizações, manutenções e o descarte final — com data e o contador de usos em cada evento. É o que responde, depois de um acidente ou de uma inspeção reprovada, o que aconteceu com aquela peça.

O que acontece com EPI de CA vencido?

O sistema bloqueia a entrega antes de ela acontecer. O mesmo vale para colaboradores sem o treinamento obrigatório do EPI.

Como o sistema sabe se um CA continua válido?

O SafeTrack confere os seus CAs diariamente contra a base oficial CAEPI do Ministério do Trabalho. Se um CA é vencido, suspenso ou cancelado pelo MTE, o sistema atualiza a situação sozinho e passa a bloquear novas entregas dos EPIs vinculados — sem afetar as entregas que já foram feitas.

Como sei se um colaborador está com todos os EPIs em dia?

Pela tela de Conformidade de EPI. Defina os EPIs obrigatórios de cada cargo, vincule os colaboradores e o sistema mostra quem está em dia e quem tem itens faltando ou vencidos.

Consigo uma cópia dos meus dados para guardar fora do sistema?

Sim, sempre que quiser. Em Configurações → Backup da conta você baixa um único arquivo com todos os cadastros, as planilhas equivalentes em Excel, os relatórios de conformidade daquele dia e, se marcar a opção, também as fichas em PDF, as assinaturas e os documentos anexados. Está incluído em todos os planos; só existe um intervalo mínimo entre um backup e outro, porque cada geração lê a base inteira da empresa.

Apaguei dados sem querer. Como faço para voltar?

Fale com o suporte técnico pelo e-mail safetrackepi@gmail.com. A restauração de backup não é feita pela tela: ela sobrescreve dados existentes, então é conduzida por quem consegue avaliar o alcance, guardar uma cópia do estado atual e conferir o resultado com você antes de concluir. Diga o que precisa voltar e desde quando o dado está errado, e pare de lançar informação no período afetado até o retorno. Veja o passo a passo do pedido.

Dá para deixar um tablet fixo no chão de fábrica só para retirar EPI?

Sim — é para isso que existe o perfil Operador de retirada. Você cria uma conta em Configurações → Dispositivos de retirada, deixa logada no terminal fixo, e ela só tem acesso à tela de retirada: sem menu, sem outros cadastros. Quem recebe o EPI é identificado dentro da própria entrega, pela assinatura ou reconhecimento facial — não pela conta do dispositivo.

Posso usar a marca da minha empresa nas fichas?

Sim, a partir do plano Profissional. Você sobe o logo, define as cores e personaliza cabeçalho e rodapé. No Corporativo, inclui ainda domínio próprio.

Pronto para começar?

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