Como usar o SafeTrack EPI, módulo a módulo

Visão geral

O SafeTrack EPI é um sistema de gestão, controle e rastreio de Equipamentos de Proteção Individual feito para times de Segurança do Trabalho. Ele cobre todo o ciclo de vida do EPI — da entrada na nota fiscal ao descarte do equipamento vencido ou esgotado — sempre com a comprovação que a NR-6 exige e em conformidade com a LGPD.

Tudo roda no navegador, no computador ou no celular, sem instalar nada. Cada empresa opera em um espaço de dados isolado: o que é seu fica só com você.

Primeiros passos

A implantação acontece em três etapas. Você não precisa preencher tudo de uma vez — o sistema funciona desde a primeira entrega e vai ganhando dados conforme a operação roda.

1. 1

   Crie a conta e a empresa

   No cadastro, você informa os dados da empresa e cria o primeiro usuário, que já entra como Administrador. A conta começa com 1 dia grátis sem cartão; ao assinar um plano, ganha mais 14 dias grátis antes da primeira cobrança.

2. 2

   Faça os cadastros base

   Cadastre colaboradores e cargos (com a matriz de EPIs obrigatórios), os CAs (conferidos contra a base oficial do MTE), o catálogo de EPIs, os grupos de exposição (GHE) com a periodicidade de troca de cada EPI, dê entrada no estoque e monte os grupos de entrega. Já tem tudo isso em planilha ou no PGR? Use a importação em massa e suba a estrutura inteira de uma vez.

3. 3

   Entregue e comprove

   Registre as entregas com assinatura digital, reconhecimento facial ou assinatura no papel. A ficha de EPI conforme a NR-6 é gerada em PDF automaticamente e fica guardada para a hora da fiscalização — com a mesma validade anos depois.

Importação em massa

Quem trabalha com segurança do trabalho já tem essa informação em algum lugar: no PGR, no sistema de gestão da empresa ou na planilha da consultoria. Ninguém quer digitar tudo de novo. Por isso o SafeTrack tem um modelo único de importação em Excel: você faz o "de-para" dos seus dados para as colunas do modelo e sobe a estrutura inteira de uma vez, sem depender de integração com o seu ERP.

Onde fica: Configurações → Importação em massa. Disponível para o perfil Administrador.

O que o modelo traz

Uma planilha .xlsx com uma aba de instruções e uma aba para cada cadastro, com cabeçalhos fixos, linha de exemplo e listas suspensas onde há opções fixas:

Você pode baixar o modelo em branco ou já preenchido com o que está cadastrado hoje, para corrigir e completar em vez de começar do zero. Nas colunas que apontam para outra aba (a unidade de uma área, o cargo de um colaborador), vale o nome ou o código de um registro da própria planilha ou já cadastrado no sistema.

Como importar

1. 1.Baixe o modelo e preencha só as abas de que precisa. Aba vazia é ignorada.
2. 2.Envie a planilha preenchida (.xlsx ou .csv).
3. 3.Confira antes de gravar. O sistema mostra, aba por aba, o que é novo, o que vai ser atualizado, o que não muda e as linhas com erro, apontando linha e coluna do problema. Nada é gravado antes da sua confirmação.
4. 4.Confirme e veja o resultado. Os cadastros são gravados na ordem certa (unidades, áreas, cargos, GHE, EPIs, matriz e colaboradores), então a planilha pode citar um cargo que está sendo criado nela mesma.

Limites por arquivo: até 2 MB, 5 mil linhas por aba e 20 mil linhas no total. Para bases maiores, divida a planilha em partes. As opções Importar das telas de Colaboradores e EPIs continuam disponíveis para atualizações rápidas de um cadastro só.

Perfis de acesso

Cada usuário tem um perfil que define o que ele vê e pode fazer. Você convida pessoas pela tela de Configurações e atribui o perfil na hora do convite — com exceção do Operador de retirada, que não é uma pessoa convidada por e-mail, e sim uma conta de dispositivo fixo criada diretamente pelo Administrador.

Painel

É a primeira tela ao entrar. Reúne os números que importam para o dia a dia da Segurança do Trabalho, calculados em tempo real para a sua empresa.

• Colaboradores ativos, EPIs cadastrados e grupos de entrega.
• Entregas realizadas no mês corrente.
• EPIs para comprar — quantos itens chegaram ao ponto de pedido, com atalho para a reposição de estoque.
• EPIs com CA vencendo na antecedência que você definiu (30 dias por padrão), para agir antes do problema.
• Colaboradores fora de conformidade com os EPIs obrigatórios do cargo.
• Trocas de EPI atrasadas pela periodicidade que a empresa definiu, e quantas vencem nos próximos dias, com atalho para o relatório completo.
• Ensaios periódicos reprovados, vencidos ou vencendo, quando algum EPI exige ensaio. Veja Ensaios periódicos.
• Atalhos rápidos para as ações mais comuns.

Aviso de compra na tela inicial

Quando algum EPI chega ao ponto de pedido, o painel abre o card Hora de comprar EPI com os itens mais urgentes — saldo atual, em quantos dias acaba, quanto comprar e o custo estimado. É o aviso que evita a descoberta tardia no balcão do almoxarifado.

O card pode ser desligado em Compras e reposição, se a sua equipe preferir consultar apenas a tela de reposição.

Colaboradores

São os funcionários ativos que recebem EPIs e participam de treinamentos. Cada colaborador concentra o histórico completo de entregas, documentos e capacitações.

Dados cadastrados

Nome, CPF, matrícula, data de admissão, cargo, área, setor, e-mail e telefone. O cargo define os EPIs obrigatórios; a área e o cargo definem o grupo de exposição (GHE), que manda na periodicidade de troca. Se uma pessoa estiver exposta a riscos diferentes dos colegas de área e cargo, dá para vinculá-la diretamente a outro GHE no cadastro.

Importação por planilha

Para atualizar só os funcionários, use a opção Importar desta tela e suba um .xlsx ou .csv. Para trazer colaboradores junto com cargos, áreas, GHEs e EPIs, use a importação em massa.

Certificados e dossiê do colaborador

• Certificados de treinamento: a linha do colaborador dá acesso aos certificados NR-1 dos treinamentos que ele concluiu, para entregar em mãos ou por mensagem quando ele pedir. Veja Treinamentos.
• Gerar dossiê: monta o dossiê legal só daquele colaborador (ficha de EPI consolidada, vias assinadas, evidências e certificados, com selo de integridade). É o pacote para guardar no desligamento. Disponível para Administrador.

Relatório de entregas de um colaborador

Na linha de cada colaborador, o ícone de relatório abre um menu com Exportar PDF e Exportar Excel: o documento traz só as entregas confirmadas daquele colaborador, sem misturar com o restante da equipe — útil para atender um pedido pontual do próprio funcionário, do sindicato ou de uma fiscalização direcionada a uma pessoa.

• O PDF sai no mesmo formato da ficha de Auditoria — cabeçalho com a identificação da empresa, resumo do período e uma linha por EPI entregue, com CA, validade, forma de confirmação e IP.
• O Excel traz as mesmas duas abas da auditoria (Entregas e Itens), já filtradas para o colaborador escolhido.
• Disponível para Administrador, Almoxarife e Suporte.

Cargos

Defina os cargos da empresa e a matriz de EPIs obrigatórios de cada função. É o que permite ao sistema saber o que cada colaborador deveria ter recebido — base do módulo de conformidade.

O que cada cargo guarda

• Nome do cargo (ex.: Soldador, Eletricista, Operador de empilhadeira).
• CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), opcional.
• Descrição da função.
• Matriz de EPIs obrigatórios, com a quantidade padrão de cada item.
• Periodicidade de troca no cargo (opcional), para quando o GHE não tem regra própria para aquele EPI.

Exigir um tipo de EPI ou um EPI específico

Na prática, a matriz de um cargo exige um tipo de EPI ("protetor auricular tipo plug"), e a empresa aceita dois ou três fornecedores com CAs diferentes. Cada linha da matriz pode apontar para:

Uma linha que hoje exige um EPI específico pode ser convertida com a ação Aceitar qualquer EPI do tipo, na própria matriz. A conversão é sempre manual, linha a linha: o sistema nunca afrouxa uma exigência sozinho.

Catálogo aceito do cargo

Abaixo da matriz, o catálogo mostra, para cada item exigido, quais EPIs e CAs são aceitos, a situação de cada CA na base oficial e o saldo em estoque. Quando um tipo exigido não tem nenhuma opção com CA válido e saldo, o catálogo avisa antes que falte EPI na entrega.

Como montar a matriz

1. 1.Crie o cargo e abra-o para gerenciar os EPIs obrigatórios.
2. 2.Adicione cada tipo de EPI (ou EPI específico) que a função exige e informe a quantidade padrão. A periodicidade no cargo é opcional.
3. 3.Vincule os colaboradores ao cargo, pela tela de colaboradores ou pela importação em massa.

EPIs

O catálogo de Equipamentos de Proteção Individual da empresa, com CA, durabilidade e tamanhos. É a base de tudo: estoque, entregas e grupos de entrega apontam para itens deste catálogo.

O que cada EPI guarda

• Descrição e fabricante.
• Tipo de EPI: a família a que o EPI pertence, que agrupa os equivalentes de outros fornecedores.
• Vínculo a um CA do cadastro de certificados — o sistema acompanha sozinho a validade e a situação oficial daquele CA.
• Periodicidade padrão de troca (em dias): vale quando o GHE e o cargo do colaborador não têm regra própria para o EPI.
• Características / tamanhos (P, M, G, numeração de calçado etc.).
• Código de barras (EAN do produto ou código próprio), para bipar na entrega e no inventário. Vem sozinho do XML da NF-e quando a nota traz o EAN.
• Indicação de exigência de treinamento para entrega.
• Ensaio periódico (ex.: ensaio dielétrico da luva isolante), com tipo de ensaio e periodicidade. Veja Ensaios periódicos.
• EPI reutilizável e utilizações máximas, para o equipamento que volta ao almoxarifado e é usado de novo.

Dois jeitos de saber quando trocar

Nem todo EPI se gasta pelo calendário. A luva vence no prazo; o cinto paraquedista se gasta a cada uso e higienização. Por isso o cadastro aceita os dois critérios — e você usa o que fizer sentido para o item.

Os dois podem conviver: um cinto pode ter cinco anos de vida útil e um limite de higienizações — vale o que vencer primeiro.

Importação por planilha

Já tem um catálogo de EPIs em planilha? Use a opção Importar planilha na tela de EPIs e suba um .xlsx ou .csv (vírgula, ponto e vírgula ou tabulação são detectados automaticamente). A primeira linha deve trazer os nomes das colunas. Para trazer EPIs junto com tipos, cargos e a matriz, use a importação em massa.

Coluna obrigatória: Descrição. Colunas opcionais: Código interno, Tipo de EPI, CA, Validade do CA, Fabricante, Periodicidade padrão (dias), Exige treinamento (sim/não) e Aviso de vencimento (dias).

Tipos de EPI

O tipo é a família do EPI: "protetor auricular tipo plug", "luva nitrílica", "respirador PFF2". Ele agrupa os EPIs equivalentes de fornecedores e CAs diferentes, para que o cargo e o GHE possam falar do tipo em vez de amarrar tudo a um modelo só.

Onde fica: Cadastros → EPIs → Tipos de EPI.

Para que serve

• Matriz do cargo por tipo: qualquer EPI do tipo deixa o colaborador conforme. Veja Cargos.
• Regra de troca por tipo: "todo plug troca a cada 90 dias na Produção" vale para todos os plugs, de qualquer fornecedor. Veja Grupos de exposição.
• Sugestão na entrega: ao escolher o colaborador, a tela lista os tipos pendentes e as opções equivalentes com saldo em estoque.

O que cada tipo guarda

Nome, categoria (os grupos do Anexo I da NR-6: proteção auditiva, respiratória, das mãos etc.) e descrição. Todo EPI pertence a um tipo. EPI cadastrado sem tipo, seja à mão, pela NF-e ou por planilha, ganha um tipo com o nome da própria descrição, marcado como a classificar, e continua funcionando normalmente.

Revisar e mesclar tipos

Com o tempo aparecem tipos repetidos ("Plug auricular" e "Protetor auricular plug"). O painel Revisar e mesclar tipos sugere os pares com nomes parecidos e também deixa escolher dois tipos manualmente: os EPIs do tipo que some passam para o tipo que fica, e as regras de cargo e GHE acompanham.

CAs · Certificados de Aprovação

O cadastro dos Certificados de Aprovação (CA) emitidos pelo MTE. Cada EPI aponta para um CA daqui, e nenhum EPI pode ser entregue sem um CA válido. O grande diferencial: o SafeTrack confere os seus CAs contra a base oficial CAEPI do Ministério do Trabalho, automaticamente.

Sincronização com a base oficial CAEPI/MTE

O sistema mantém uma cópia atualizada da base nacional de CAs (cerca de 42 mil certificados) e a cruza com os CAs que você cadastrou. A atualização roda todos os dias, sem você precisar fazer nada — e há também o botão Sincronizar para forçar a conferência na hora. A tela mostra quando foi a última sincronização e quantos CAs há na base.

• Casa cada CA pelo número e traz a situação oficial e a validade oficial direto do MTE.
• Rebaixa sozinho a situação (vencido, cancelado ou suspenso) quando o MTE muda o status — sem mexer em entregas já feitas.
• Corrige o nome do equipamento e o fabricante a partir do registro oficial, se o cadastro tinha divergência.
• Marca “Não consta no CAEPI” quando um número de CA não é encontrado na base oficial — sinal de digitação errada ou CA inexistente.

Situação de cada CA

Estoque

Controle de lotes por EPI, tamanho, validade do fabricante e unidade. Cada entrada (compra, devolução ou saldo inicial) vira um lote rastreável, e cada entrega baixa o saldo automaticamente.

Movimentações

Importação de nota fiscal (NF-e / XML)

Em vez de lançar cada lote à mão, você pode importar o XML da NF-e de compra. O sistema lê os itens da nota, sugere automaticamente a qual EPI cada item corresponde e cria os lotes de uma vez — usando a data da nota como base da validade de uso.

1. 1.Envie o arquivo XML da NF-e (modelo 55).
2. 2.O sistema extrai número da NF, emissão e fornecedor, e lista os itens.
3. 3.Revise a sugestão de EPI de cada item, ajuste quantidade e vida útil, e escolha a unidade de armazenamento.
4. 4.Confirme: os lotes são criados com número da NF, data e o vínculo legal do CA.

Como o sistema casa item da NF × EPI

Toda sugestão é apenas um ponto de partida: você confirma cada linha antes de importar, e pode ignorar itens que não são EPI (frete, embalagem etc.).

Código de barras e inventário

Bipar é mais rápido e erra menos que procurar na lista. O SafeTrack lê código de barras e QR na entrega e na contagem de estoque, com leitor de mão ou com a câmera do tablet.

Onde fica cada código

Dois jeitos de ler

Na entrega, bipar um código coloca o EPI na lista, já com o lote ou o exemplar quando o código é da etiqueta dele. O mesmo vale nos dispositivos de retirada.

Etiquetas

EPI ou lote sem código? Em Estoque → Etiquetas, escolha os EPIs e lotes e gere um PDF de etiquetas com código de barras para imprimir e colar na prateleira ou na embalagem.

Contagem de inventário

Em Estoque e compras → Inventário, você bipa o que está na prateleira e o sistema compara, EPI a EPI, com o saldo registrado, mostrando sobra e falta na hora.

1. 1.Clique em Nova contagem, escolha a unidade (ou todas) e o tipo de contagem.
2. 2.Bipe EPIs, lotes e exemplares. EPI sem código entra pela lista, com a quantidade digitada.
3. 3.Confira as divergências e conclua. Só nesse momento o ajuste é gravado, lote a lote.

Exemplar que consta em uso com um colaborador não pode ser contado na prateleira: registre a devolução antes. Acessível por Administrador e Almoxarife.

Itens rastreados

Um cinto paraquedista não se gasta pelo calendário: se gasta a cada uso e a cada higienização. Para esse tipo de EPI, o controle por quantidade não basta — é preciso saber de qual peça se está falando e quantas vezes ela já rodou. É o que esta tela faz: cada exemplar vira um registro próprio, identificado por patrimônio ou número de série, com o contador de utilizações à vista.

A tela só entra em cena para os EPIs marcados como reutilizáveis no cadastro de EPIs, com as utilizações máximas informadas. Os demais continuam controlados por lote e vida útil, como sempre.

Cadastrando os exemplares

Duas formas, conforme o seu almoxarifado já tenha ou não a numeração pronta:

Você também indica o lote de origem — é para onde a unidade volta quando o exemplar é devolvido — além de tamanho e unidade.

O ciclo de vida de cada peça

As situações do exemplar

O semáforo de utilizações

Ao lado de cada peça aparece o contador (3 / 5) e uma barra colorida, para o almoxarife enxergar o desgaste sem abrir nada:

• Dentro do limite — vida restante confortável.
• Perto do limite — entrou no último quinto da vida útil, ou está no penúltimo uso. É a hora de programar a compra do substituto.
• Limite atingido — a peça não pode mais ser entregue e precisa sair de circulação.

Histórico por peça

Cada exemplar guarda a própria linha do tempo: cadastro, entregas (com o nome de quem recebeu), devoluções, higienizações, manutenções e o descarte final — com data e o contador de usos em cada evento. É a resposta pronta para a pergunta “esse cinto que rompeu, quantas vezes foi usado e quem o teve?”.

Reposição de estoque

Ninguém deveria descobrir que o EPI acabou na hora de entregar. Esta tela olha o seu estoque, o ritmo de consumo e as pendências de conformidade e responde duas perguntas: o que precisa ser comprado agora e quanto comprar de cada item. Os critérios são os que você definiu em Compras e reposição — o sistema não chuta números.

Os quatro números do topo

Como o cálculo funciona

São três contas simples, todas alimentadas pelos seus parâmetros. Nenhuma delas depende de você lembrar de atualizar planilha.

As situações de cada EPI

O que a lista mostra por item

• Saldo utilizável, e o saldo total quando há lote vencido no meio.
• Consumo por dia e em quantos dias o estoque acaba, com a data prevista de esgotamento.
• Ponto de pedido em uso — e se ele foi calculado ou definido por você.
• Quanto comprar e o valor estimado, com o fornecedor preferencial do item.
• Avisos extras: pendências de conformidade, unidades vencendo em estoque e exemplares no limite de utilizações.

A ordem é por urgência: quem acaba primeiro aparece primeiro. Não é uma lista alfabética que você precisa ler inteira.

Levar a lista para o comprador

O botão Exportar lista baixa a lista de compra em CSV, pronta para abrir no Excel e mandar para o setor de compras ou pedir cotação ao fornecedor — com EPI, CA, quantidade sugerida, custo estimado, exemplares a substituir e situação de cada item.

Onde os avisos aparecem

• No painel inicial, com o card Hora de comprar EPI listando os itens mais urgentes — se você quiser, pode desligar esse aviso.
• No indicador EPIs para comprar, no painel e na tela de Estoque.
• No contador ao lado do botão Reposição, dentro do Estoque.
• No atalho Itens rastreados, no topo da própria tela de reposição, com o número de exemplares esgotados quando houver.

Grupos de Entrega

Reúna EPIs por equipe ou frente de trabalho e vincule os colaboradores. O grupo de entrega é uma ferramenta de logística: define que todo mundo da equipe recebe um conjunto padrão de EPIs, para facilitar a distribuição em massa.

Como funciona

1. 1.Crie um grupo (ex.: Soldadores, Equipe de obra).
2. 2.Adicione os EPIs do kit, com a quantidade padrão de cada um.
3. 3.Vincule os colaboradores ao grupo.

Com isso, a entrega planejada passa a sugerir sozinha quem precisa receber ou trocar cada EPI, com base no que já foi entregue e na periodicidade de troca de cada colaborador.

Áreas e Unidades

Estruturam a operação por local físico e por centro de custo.

O número de unidades disponíveis varia conforme o plano contratado.

Entregas

O coração do sistema. Toda entrega registra o EPI, o CA, a validade, o lote, o responsável e a assinatura do colaborador — com data e hora. O histórico fica disponível com a ficha NR-6 em PDF.

Tipos de entrega

Entrega avulsa, passo a passo

1. 1.Selecione o colaborador. A tela já mostra os EPIs pendentes do cargo dele, por tipo, com as opções equivalentes que têm saldo em estoque.
2. 2.Escolha os EPIs e os tamanhos, pela lista ou bipando o código de barras. O sistema valida CA, treinamento e ensaio periódico e reserva o estoque.
3. 3.Se o EPI for reutilizável, escolha o exemplar pelo patrimônio — a lista mostra quantos usos restam em cada peça, e vai um exemplar por entrega. Veja Itens rastreados.
4. 4.Confira a próxima troca de cada item e de onde veio a regra (ex.: Próxima troca: 10/12/2026 (regra: GHE Produção)).
5. 5.Confirme e colha a assinatura: na própria tela (dedo ou caneta), por reconhecimento facial, no papel, imprimindo a ficha para assinar de próprio punho, ou com testemunha, para quem não consegue usar os outros métodos.
6. 6.A ficha NR-6 em PDF é gerada automaticamente e o estoque é baixado.

Escolhendo a assinatura no papel, a ficha sai com o campo em branco para imprimir e a entrega fica sinalizada como assinatura pendente até você anexar a via assinada. Veja o passo a passo em Assinatura e ficha NR-6.

Entrega planejada

Lista os EPIs que precisam ser entregues ou trocados na janela de alerta (próximos dias), considerando os grupos de entrega e a periodicidade de troca de cada colaborador. Ideal para antecipar trocas e não deixar ninguém com EPI vencido.

No topo fica a fila de entregas planejadas: as trocas que você selecionou no relatório de trocas atrasadas. Cada item sai da fila sozinho quando a entrega real é confirmada, e dá para remover um item à mão.

Assinatura e ficha NR-6

O que transforma uma entrega em prova. São quatro formas de confirmar o recebimento — você escolhe a cada entrega, no passo da assinatura. Em todas elas o sistema carimba data, hora, IP e responsável.

Confirmação com testemunha, passo a passo

Pensada para acessibilidade: pessoa cega, com deficiência motora, não alfabetizada ou com lesão na mão. Equivale à assinatura a rogo.

1. 1.No passo da assinatura, escolha Com testemunha.
2. 2.Leia em voz alta os itens e o termo exibidos na tela. O colaborador declara verbalmente que recebeu.
3. 3.A testemunha, uma pessoa com conta na empresa, digita o próprio e-mail e a própria senha para atestar.

Quem faz a entrega não pode ser a própria testemunha. O nome e o e-mail da testemunha ficam gravados na entrega e aparecem na ficha e na auditoria, mesmo que a conta dela seja desativada depois.

Assinatura no papel, passo a passo

Para quem entrega em frente de obra sem tablet, para empresas que exigem via física ou para quando o colaborador prefere assinar à caneta. A entrega já fica registrada e o estoque já é baixado — o que falta é apenas o comprovante assinado.

1. 1.No passo da assinatura, escolha No papel e confirme a entrega.
2. 2.Clique em Abrir ficha para impressão. O PDF sai com o termo de responsabilidade, os campos de local e data e as duas linhas de assinatura em branco — a do colaborador (com CPF) e a do responsável pela entrega.
3. 3.Imprima e colha as assinaturas de próprio punho.
4. 4.Digitalize ou fotografe a via assinada e clique em Anexar ficha assinada (PDF, JPG ou PNG, até 10 MB).

A ficha de EPI

Gerada em PDF, reúne tudo o que a NR-6 exige comprovar: o EPI entregue, o CA, a validade, o responsável e a assinatura do colaborador, com data e hora. Sai com a identidade visual da sua empresa quando a personalização está configurada.

Solicitações de troca

Pedidos de troca de EPI fora do planejamento, com fluxo de aprovação configurável. O colaborador ou a liderança abre a solicitação informando o motivo.

Motivos de troca

Estados da solicitação

• Aguardando aprovação — recém-aberta, à espera de um gestor.
• Aprovada — liberada para virar entrega de troca.
• Rejeitada — recusada, com o motivo registrado.
• Atendida — o EPI já foi entregue e a solicitação encerrada.

Treinamentos

Cadastre treinamentos, forme turmas, registre presença e validade e emita o certificado e a lista de presença no formato que a NR-1 pede, sem precisar de outro sistema ou documento. A capacitação fica atrelada ao colaborador e às regras de entrega de EPI.

O que cada treinamento guarda

• Título, norma de referência (NR-6, NR-10, NR-35…) e modalidade (presencial, EAD ou semipresencial).
• Carga horária e validade em dias, contada a partir da conclusão da turma. Depois dela, é hora de reciclar.
• Conteúdo programático, um tópico por linha. É obrigatório para emitir certificados.
• Os EPIs que exigem aquele treinamento, para o controle na entrega.

Instrutores e responsáveis técnicos

A NR-1 exige o nome e a qualificação do instrutor e a assinatura do responsável técnico no certificado. Em Treinamentos → Instrutores e responsáveis, você cadastra cada profissional uma vez, com formação, registro profissional (ex.: CREA, registro no MTE) e a imagem da assinatura, e escolhe o profissional em cada turma. Sem assinatura cadastrada, os documentos saem com a linha em branco para assinar à mão.

Turmas e chamada

Cada turma tem datas, local, instrutor, responsável técnico e carga horária realizada (em branco, vale a prevista). Na chamada, você registra presença ou falta de cada participante e, se a turma estiver com a opção ligada, coleta a assinatura digital de cada um na tela.

Certificado e lista de presença

• Emitir na linha de cada participante, ou Emitir todos os certificados da turma de uma vez, em um arquivo .zip.
• Na tela de Colaboradores, os certificados de cada pessoa ficam a um clique, para entregar quando ela pedir.

Documentos

Documentos da empresa e dos colaboradores com controle de vencimento. Cadastre ASOs, certificados e demais documentos com data de validade para receber alertas antes que vençam.

Tipos suportados

Conformidade de EPI

A tela que responde à pergunta mais importante da Segurança do Trabalho: cada colaborador recebeu todos os EPIs obrigatórios do seu cargo? O sistema cruza a matriz de EPIs do cargo com as entregas efetivamente feitas e aponta as falhas.

O que a tela mostra

Tipos de pendência

• A entregar — EPI obrigatório do cargo que o colaborador nunca recebeu.
• Vencido — EPI que foi entregue, mas cuja periodicidade de troca já passou.

A lista detalha, por colaborador não conforme, exatamente quais EPIs estão faltando ou vencidos — pronta para virar um plano de ação ou uma rodada de entrega planejada. Para a lista de trocas com dias de atraso, exportável como prova, use o relatório de trocas atrasadas.

• Quando o cargo exige um tipo de EPI, qualquer EPI do tipo conta como entregue.
• O vencimento segue a periodicidade do GHE, do cargo ou o padrão do EPI, e não a validade do CA.
• Colaboradores com data de desligamento já passada saem da análise.

Grupos de exposição (GHE)

A validade do CA diz se o EPI pode ser vendido e usado. Ela não diz quando o trabalhador tem que trocar. Quem define isso é a empresa, pelo Grupo Homogêneo de Exposição (GHE) da NR-1/PGR: o mesmo protetor auricular pode ser trocado a cada 3 meses na produção, onde é usado o dia inteiro, e a cada 6 meses no administrativo, que entra na produção duas vezes por mês. É esse prazo que decide se a troca está atrasada, e é ele que mais pesa numa ação trabalhista.

Onde fica: menu Segurança e conformidade → Grupos de exposição (GHE).

Como montar

1. 1.Crie o GHE com nome, código usado no PGR (opcional) e os riscos ou agentes (ex.: Ruído 88 dB(A); poeira).
2. 2.Vincule as áreas e os cargos que pertencem a ele. Cada área e cada cargo fica em no máximo um GHE.
3. 3.Em Regras de troca, defina a periodicidade em dias de cada EPI ou tipo de EPI naquele GHE. Dá para aplicar a mesma periodicidade a vários itens de uma vez e anotar o motivo (ex.: acesso à produção 2x/mês).

Qual GHE vale para cada colaborador

Cada colaborador tem no máximo um GHE efetivo, escolhido nesta ordem:

1. 1.Vínculo direto no cadastro do colaborador, para quem tem exposição diferente dos colegas.
2. 2.GHE da área do colaborador.
3. 3.GHE do cargo do colaborador.

Qual regra de troca vale

Na entrega, a próxima troca é a data da entrega mais a periodicidade encontrada. Se a validade de uso do lote (data da NF + vida útil) vencer antes, vale a do lote. A tela de entrega mostra a data e a origem da regra, e a entrega guarda de onde ela veio (GHE, cargo, EPI ou lote), para a auditoria.

Trocas atrasadas

A lista que a empresa apresenta para não ser surpreendida numa ação trabalhista: todos os colaboradores com troca de EPI atrasada, segundo a periodicidade que a empresa definiu, e há quantos dias. Não é a validade do CA: é o prazo do GHE, do cargo ou do EPI.

Onde fica: menu Segurança e conformidade → Trocas atrasadas. Acessível por Administrador e Almoxarife.

O que a tela mostra

No topo, o total de trocas atrasadas, de colaboradores com atraso e de trocas que vencem nos próximos dias (30 por padrão). Abaixo, uma linha por EPI, ordenada pelo maior atraso, com:

• Colaborador e matrícula; cargo, GHE e área.
• EPI e CA; data da última entrega e da troca prevista; dias de atraso.
• Regra aplicada (GHE, cargo, EPI ou lote), com um aviso quando a regra mudou depois da entrega.

Filtros: somente atrasadas, somente a vencer ou as duas; janela de "vence nos próximos N dias"; unidade, área, GHE, cargo, EPI e faixa de atraso. Desligados ficam de fora. EPI obrigatório que o colaborador nunca recebeu aparece na Conformidade, como "a entregar".

Exportar como prova

A exportação respeita os filtros aplicados na tela.

Da lista para a entrega

Selecione as trocas e clique em Entrega planejada: elas entram na fila de entregas planejadas e saem sozinhas quando a entrega real é confirmada.

Aviso diário

O Painel mostra o resumo das trocas atrasadas e a vencer todos os dias. Se preferir receber por e-mail, ligue o Resumo diário de trocas nas regras de operação: todo dia de manhã os administradores recebem a lista, só quando houver alguma troca atrasada.

Ensaios periódicos

Alguns EPIs precisam passar por teste de tempos em tempos, além da troca. O exemplo clássico é a luva isolante para eletricidade (NR-10), com ensaio dielétrico periódico. Esta tela controla quem está com ensaio em dia, vencendo, vencido ou reprovado, com o laudo anexado.

Onde fica: menu Segurança e conformidade → Ensaios periódicos. Acessível por Administrador e Almoxarife.

Como ativar

No cadastro do EPI, ligue Exige ensaio periódico, informe o tipo de ensaio e a periodicidade (ex.: 180 dias). O ensaio vale para a peça física:

Registrar um ensaio

Clique em Registrar ensaio e informe o exemplar (ou o colaborador e o EPI), a data, o resultado, o tipo de ensaio, o laboratório, o responsável técnico, o número do laudo e o laudo em PDF (até 10 MB). A data do próximo ensaio é calculada pela periodicidade do EPI, e você pode ajustá-la.

Situações e alertas

A tela resume reprovados, vencidos, sem ensaio, vencendo e em dia, lista a situação atual de cada peça e os últimos ensaios registrados. O aviso de "vencendo" usa a antecedência definida nas regras de operação (30 dias por padrão), e os pendentes também aparecem no Painel.

Na entrega, ensaio vencido ou inexistente é bloqueado por padrão. Se a empresa preferir, a regra pode liberar a entrega com aviso registrado na ficha e na auditoria.

Relatório

Exporte em PDF, para auditoria, com a situação atual e o histórico de laudos, ou em Excel, com a situação atual, o histórico de ensaios e os dados da emissão.

Indicadores

Visão geral da operação em gráficos: entregas no tempo, EPIs mais usados, motivos de troca e situação do estoque. Ajuda a enxergar padrões — onde se gasta mais, o que mais quebra e onde antecipar compras.

Auditoria

Trilha de entregas confirmadas com a forma de confirmação, data, IP, ficha NR-6 e a situação da via assinada em papel — pronta para fiscalização. Acessível por Administrador e Suporte.

• Cada entrega confirmada aparece com data, hora e IP de origem.
• A coluna Confirmação mostra como o recebimento foi comprovado: assinatura digital, reconhecimento facial, assinatura em papel ou declaração com testemunha (com o nome de quem atestou).
• Entregas liberadas sem treinamento válido ou com ensaio vencido aparecem com a justificativa ou o aviso registrado, e trocas de tipo de EPI ficam na trilha com o tipo anterior e o novo.
• A coluna Via assinada acusa, nas entregas em papel, se o comprovante digitalizado já foi anexado (Anexada) ou não (Pendente). Nas demais formas, aparece como “não se aplica”.
• A ficha de EPI em PDF fica a um clique para apresentar ao fiscal.
• A visão pode ser agrupada por colaborador ou lida como lista corrida.
• Toda ação relevante fica registrada com autor e horário.

Exportar a auditoria

Os botões Exportar PDF e Exportar Excel, no topo da tela, geram o documento na hora. A tela lista os 200 registros mais recentes para ficar leve; as exportações levam todo o histórico de entregas confirmadas da empresa.

O que vem no relatório em PDF

• Cabeçalho de identificação — empresa, CNPJ, quem emitiu e quando, repetido em toda página.
• Resumo do período — total de entregas, de itens entregues, de colaboradores atendidos, quantas fichas em PDF existem e a data da entrega mais antiga e mais recente. Havendo entregas em papel sem comprovante anexado, entra também o total de vias em papel pendentes, com um aviso destacado logo abaixo.
• Um bloco por colaborador — nome, CPF, matrícula, função e setor, com todas as suas entregas abaixo.
• Uma linha por EPI — data e hora, tipo de entrega, equipamento, CA, tamanho, quantidade, validade de uso, nota fiscal, forma de confirmação, IP e se a ficha foi gerada. Nas entregas em papel, a forma de confirmação já diz se a via está anexada ou pendente.
• Numeração de páginas e rodapé de origem do documento — importante para provar que nada foi retirado do meio.

O relatório sai com a identidade visual da sua empresa: logo, cores e texto de rodapé, como nas fichas de EPI.

O que vem na planilha

As duas abas já vêm com filtro automático e a primeira linha congelada. Datas são datas de verdade e quantidades são números — dá para ordenar, filtrar por intervalo e somar sem tratar nada antes.

Em bases muito grandes, a exportação traz as entregas mais recentes até o limite do arquivo e avisa no próprio relatório que existem registros anteriores — assim você nunca apresenta um documento incompleto sem saber.

Configurações

Dados da empresa e usuários do sistema. É aqui que o Administrador gerencia quem tem acesso e com qual perfil.

Convidar usuários

Envie um convite por e-mail e escolha o perfil (Administrador, Almoxarife ou Colaborador). A pessoa cria a senha pelo link recebido e já entra com as permissões definidas.

O que mais fica aqui

Configurações reúne a administração da conta: cada item abaixo tem um cartão nesta página. Personalização, Plano e Integrações são acessados só por aqui — não ocupam espaço no menu lateral.

O cartão Sobre o sistema, ao fim da página, mostra a versão em uso — tenha esse número à mão ao abrir um chamado com o suporte.

Regras de operação

Cada empresa decide o quanto o sistema deve ser rígido. As regras ficam em Configurações, na área Regras de operação:

Também ficam aqui a antecedência do aviso de ensaio vencendo e a janela padrão de "vence nos próximos N dias" usada no relatório de trocas, no Painel e no e-mail (30 dias por padrão).

Dispositivos de retirada

Para o terminal fixo no chão de fábrica — o tablet ou computador onde o colaborador de fato retira o EPI — não faz sentido usar uma conta de Administrador ou Almoxarife: por segurança, esse dispositivo precisa de um acesso limitado só à ação de retirada. É para isso que existe o perfil Operador de retirada.

Onde fica: Configurações → Dispositivos de retirada.

Como criar um dispositivo

1. 1.Em Configurações, abra Dispositivos de retirada e clique em Novo dispositivo.
2. 2.Dê um nome que identifique o terminal (ex.: Totem — Linha 2) e defina o e-mail e a senha de acesso.
3. 3.Configure essas credenciais no navegador do dispositivo fixo e deixe a sessão logada — é assim que o terminal opera todos os dias, sem precisar entrar de novo a cada retirada.

O que essa conta pode fazer

Nada além da retirada. Ao entrar, o dispositivo cai direto na tela de nova entrega, sem menu lateral e sem acesso a nenhuma outra parte do sistema — cadastros, estoque, configurações e dados de outros colaboradores ficam fora de alcance, mesmo que alguém tente digitar o endereço direto no navegador.

No terminal, a retirada tem os mesmos recursos da entrega avulsa: os EPIs pendentes do colaborador com as opções equivalentes em estoque, a leitura de código de barras e a próxima troca de cada item. Ao concluir uma retirada, a tela volta limpa e pronta para o próximo colaborador — pensada para ficar em pé, o dia inteiro, num único dispositivo.

Redefinir senha e desativar

• Redefinir senha — troque a senha do dispositivo a qualquer momento, sem precisar recriar a conta.
• Desativar — bloqueia o login imediatamente, para quando o terminal for substituído, trocar de setor ou sair de uso. Dá para reativar depois, se ele voltar a operar.

Não existe exclusão: entregas já registradas por um dispositivo continuam vinculadas a ele no histórico, como parte da prova de quem operou o terminal naquele dia.

Backup da conta

Os dados da sua operação são seus, e você não precisa pedir para ninguém quando quiser uma cópia. Em Configurações → Backup da conta, um clique gera um arquivo .zip com tudo o que a sua empresa tem no sistema — pronto para guardar no seu servidor, no cofre da matriz ou onde a sua política de TI mandar.

Disponível para o perfil Administrador, em qualquer plano. Há um intervalo mínimo entre um backup e outro — veja com que frequência dá para gerar.

O que vem dentro do arquivo

O mesmo conteúdo em dois formatos: um para máquina ler, outro para você ler. Assim o backup serve tanto para recuperar dados quanto para conferir um número no Excel sem abrir o sistema.

Incluir os anexos ou não

A chave Incluir anexos decide se as fichas em PDF, as assinaturas, as fotos e os documentos entram no pacote. Desligada — como vem por padrão — o arquivo fica pequeno e a geração é quase instantânea, e mesmo assim o índice mostra tudo o que existe. Ligada, o backup vira a cópia integral, incluindo a comprovação que você apresentaria a um fiscal.

Se os anexos da sua empresa forem grandes demais para um download único, o sistema gera o backup dos dados e avisa no próprio pacote que os arquivos ficaram de fora — em vez de entregar um download interrompido no meio.

Com que frequência dá para gerar

Gerar um backup lê a base inteira da sua empresa, então existe um intervalo mínimo entre um e outro. Ele protege o desempenho do sistema para todo mundo — inclusive para você, que está usando as outras telas ao mesmo tempo.

O botão mostra o tempo que falta e volta a ficar disponível sozinho. Na prática o limite não atrapalha o uso normal: o backup é ação de antes de uma mudança grande ou de fechamento, não de minuto a minuto.

Quando usar

• Antes de uma mudança grande — importar uma planilha nova, reorganizar cargos ou grupos de entrega. Tem cópia do antes, você mexe sem medo.
• Fechamento de mês ou de auditoria — guardar a fotografia da conformidade daquela data.
• Política de TI da sua empresa — muitas exigem cópia dos dados fora do fornecedor. Este é o arquivo que atende a essa exigência.
• Portabilidade — a LGPD lhe dá direito aos seus dados em formato legível. Aqui você exerce esse direito sozinho, sem abrir chamado.

Precisa restaurar um backup?

Baixar é operação sua, a qualquer hora. Restaurar é conduzido pelo suporte técnico do SafeTrack EPI — não existe botão de restauração na tela, e isso é proposital.

Recolocar dados antigos no sistema significa sobrescrever o que está lá agora. Feito às cegas, uma restauração para recuperar um cargo apagado ontem pode levar embora as entregas registradas hoje — e apagar comprovação de entrega de EPI é exatamente o tipo de perda que não se conserta depois. Por isso a operação passa por quem consegue medir o alcance antes de executar, guardar uma cópia do estado atual e conferir o resultado com você.

Enquanto isso, o backup manual continua sendo a sua rede de proteção mais direta: baixe antes de qualquer mudança grande e guarde a cópia fora do sistema. É o que transforma um acidente em um contratempo de algumas horas.

O backup é uma cópia técnica, feita para recuperar dados. Para guardar a comprovação num formato que um advogado ou perito lê sem o sistema, use o dossiê legal.

Dossiê legal e encerramento da conta

Ficha de EPI e certificado de treinamento são documentos que a empresa precisa apresentar anos depois, numa ação trabalhista ou numa fiscalização, com ou sem o SafeTrack. O dossiê legal reúne esse histórico em PDFs legíveis, organizados por colaborador e com prova de que nada foi alterado depois.

Onde fica: Configurações → Dossiê legal, ou o botão Gerar dossiê na linha do colaborador. Disponível para o perfil Administrador.

O que vem no dossiê

A impressão digital do dossiê inteiro fica registrada na trilha de auditoria e é enviada por e-mail a quem gerou: é a prova de que o pacote apresentado é o mesmo que saiu do sistema naquele dia.

Escopo e tamanho

• Todos os colaboradores, somente os desligados ou um colaborador (pelo botão na linha dele, útil no desligamento).
• Empresas grandes recebem o dossiê em partes de até 100 colaboradores, em ordem alfabética, geradas em sequência. Gere e guarde todas as partes.

Se a assinatura for cancelada

Cancelar o plano não apaga o seu histórico nem bloqueia o acesso a ele.

1. 1.Com a assinatura cancelada, inadimplente ou pausada, a conta entra em modo somente leitura: tudo continua disponível para consulta, relatórios, backup e dossiê, mas nenhum dado pode ser alterado. Um aviso no topo das telas deixa isso claro.
2. 2.Conta cancelada fica 90 dias nesse modo. Os administradores recebem e-mail no início do prazo e a 30, 7 e 1 dia do fim.
3. 3.Terminado o prazo, nada é apagado automaticamente: a exclusão é feita pelo suporte, manualmente. Reassinar antes disso devolve a conta ao normal, com todo o histórico.

Compras e reposição

Aqui você define as regras que o sistema usa para avisar que é hora de comprar EPI. Quem conhece a operação é você: o prazo do seu fornecedor, o quanto de folga a sua empresa aceita, o tamanho da caixa que o vendedor manda. O sistema só aplica esses números — nos EPIs todos, todo dia, sem esquecer nenhum.

Acessível por Administrador e Almoxarife. Os avisos resultantes aparecem na tela de Reposição de estoque.

Onde fica: menu Estoque e compras → Compras e reposição — ou pelo cartão correspondente em Configurações.

Padrões da empresa

Valem para todos os EPIs. Já vêm preenchidos com valores razoáveis — você ajusta se a sua realidade for outra.

A própria tela mostra, em linguagem clara, como os seus números atuais formam cada conta — você vê o efeito antes de salvar.

Parâmetros por EPI

Nem todo EPI se comporta igual. A luva sai toda semana; o cinto paraquedista dura anos. Na tabela de EPIs você abre Ajustar e define regras próprias para o item — o que ficar em branco continua seguindo o padrão da empresa.

O limite de utilizações máximas não fica aqui: por ser característica técnica do equipamento — e não política de compra da sua empresa — ele é definido no cadastro do EPI, junto da vida útil em dias.

Um botão Voltar ao padrão apaga as regras próprias do item e devolve o cálculo aos padrões da empresa.

Personalização

Adapte o sistema à identidade visual da sua empresa: logo, cores e fichas de EPI. O documento que vai para a fiscalização sai com a sua marca.

Onde fica: Configurações → Personalização.

• Logo e paleta de cores próprias.
• Cabeçalho e rodapé das fichas sob medida.
• Mesma marca no relatório de auditoria exportado em PDF.

A personalização visual (white-label) está disponível a partir do plano Profissional. Tudo é configurável no painel, sem precisar de TI.

Plano e Assinatura

Acompanhe seu plano, o uso atual e faça upgrade quando precisar. A cobrança é mensal, sem fidelidade, e você cancela quando quiser.

Onde fica: Configurações → Plano & assinatura.

Como funciona o período grátis

Se a conta passar do período grátis sem um plano ativo, o acesso fica restrito apenas à tela de plano, até a assinatura ser concluída. Cancelar durante o trial não gera cobrança.

Depois de assinar, cancelar ou atrasar o pagamento não tira o acesso ao histórico: a conta passa a somente leitura e, se cancelada, fica assim por 90 dias para você exportar tudo. Veja Dossiê legal e encerramento.

Planos

No plano anual, 2 meses por nossa conta. Consulte os valores atualizados na página de planos.

Integrações

Conecte o SafeTrack EPI ao seu ERP Consistem para sincronizar EPIs, estoque e entradas, sem redigitar dados entre os sistemas. Disponível no plano Corporativo.

Onde fica: Configurações → Integrações.

O que é sincronizado

Cada sincronização registra seu status — Executando, Concluída, Com erro ou Parcial — para você acompanhar.

Assistentes de IA

Consulte os dados da sua empresa conversando com o assistente de IA que você já usa. O SafeTrack é compatível com MCP (Model Context Protocol), o padrão adotado por assistentes como Claude, Cursor e VS Code, entre outros. Você pergunta “quais trocas de EPI estão atrasadas?” ou “o que está acabando no estoque?” e o assistente responde com os dados do sistema.

Onde fica: Configurações → Assistentes de IA. Disponível para o perfil Administrador, com assinatura ativa ou em teste.

O que você escolhe em cada conexão

O que o assistente nunca faz

• Não recebe CPF, e-mail, telefone, foto, biometria, assinatura nem os arquivos anexados.
• Não apaga nada. Para tirar um cadastro de uso, ele desativa; excluir de vez continua só na tela do sistema.
• Não registra entregas nem mexe no estoque, em ensaios, turmas, usuários, configurações ou no plano.
• Não enxerga outra empresa. A conexão vale só para a empresa do administrador que a criou.

Como conectar

1. 1
   Abra Configurações → Assistentes de IA

   Dê um nome à conexão, marque os assuntos e as opções, escolha a validade (de 30 dias a 1 ano) e aceite as regras de uso.

2. 2
   Escolha a aba do seu aplicativo

   A tela traz o passo a passo de cada um, com os campos prontos para copiar. Em aplicativos de desenvolvimento (Claude Code, Cursor, VS Code) você usa um token, que aparece uma única vez: trate como senha. No Claude pelo site, aplicativo ou celular, você entra com o seu login do SafeTrack, sem copiar token.

3. 3
   Faça a primeira pergunta

   Um bom começo: “o que está pendente hoje?”. O assistente lista trocas atrasadas, EPIs nunca entregues, CAs vencendo e estoque baixo.

Cadastrar pela conversa

Com “cadastrar e alterar” marcado, você pode colar uma lista e pedir, por exemplo, “cadastre estes colaboradores com o cargo Soldador”. O assistente mostra o que vai gravar e pede a sua confirmação. Para subir a estrutura inteira de uma empresa (com CPF, estoque inicial e GHE), o caminho continua sendo a importação em massa: esses dados não entram pelo assistente.

Controle e transparência

• Revogar uma conexão vale na hora: a próxima pergunta do assistente já é recusada. Qualquer administrador revoga as conexões da empresa.
• O que foi consultado e o que foi cadastrado ou alterado (com o antes e o depois) ficam na própria tela e na Auditoria.
• Se a pessoa deixa de ser administradora ou a assinatura é cancelada, as conexões dela param de funcionar sozinhas.

Segurança e LGPD

• Assistentes de IA sob o seu controle. A conexão com um assistente de IA é opcional, criada só por administrador, limitada aos assuntos escolhidos e revogável a qualquer momento. CPF, contato, foto, biometria e assinatura nunca são enviados.
• Biometria facial no próprio dispositivo. A comparação do rosto acontece no navegador do tablet; nenhuma imagem biométrica bruta é enviada para comparação no servidor.
• Sempre existe um método acessível. Quem não consegue assinar, usar o facial ou ler o papel confirma o recebimento com testemunha.
• Verificação pública com dados mínimos. A página de verificação de certificados mostra nome abreviado e CPF mascarado, e nada além do necessário.
• Arquivos protegidos. Fichas, laudos, certificados e assinaturas ficam em armazenamento privado por empresa, e as fotos não podem ser listadas por quem não é da empresa.

Empresas que precisam homologar fornecedores (questionário de segurança, LGPD ou teste de invasão) podem pedir o material técnico em suporte@safetrackepi.com.

Consulte a Política de Privacidade e os Termos de Uso para detalhes legais.

Glossário

EPI

Equipamento de Proteção Individual — todo dispositivo de uso individual destinado a proteger o trabalhador.

CA

Certificado de Aprovação — número e validade que atestam que o EPI é aprovado para uso. Vencido, suspenso ou cancelado, não pode ser entregue.

CAEPI

Base oficial de Certificados de Aprovação do Ministério do Trabalho (MTE), com a qual o SafeTrack confere os CAs diariamente.

Cargo

Função do colaborador com a matriz de EPIs obrigatórios associada. Base da análise de conformidade.

CBO

Classificação Brasileira de Ocupações — código oficial opcional que identifica a ocupação de um cargo.

Conformidade

Estado em que o colaborador recebeu todos os EPIs obrigatórios do seu cargo, sem itens faltando ou vencidos.

NR-6

Norma Regulamentadora que trata de EPIs e exige a comprovação de entrega ao trabalhador.

Grupo de Entrega

Kit de EPIs padronizado por equipe ou frente de trabalho, usado para organizar a distribuição. Não é o mesmo que GHE.

GHE

Grupo Homogêneo de Exposição (NR-1/PGR) — pessoas expostas aos mesmos riscos. No SafeTrack, define a periodicidade de troca de cada EPI para quem pertence a ele. Veja Grupos de exposição.

Periodicidade de troca

De quanto em quanto tempo o trabalhador deve trocar um EPI, definida pela empresa por GHE, por cargo ou como padrão do EPI. É ela, e não a validade do CA, que diz se a troca está atrasada.

Troca atrasada

EPI obrigatório cuja próxima troca prevista já passou sem nova entrega. Listado no relatório de trocas atrasadas.

Tipo de EPI

Família de EPIs equivalentes (ex.: protetor auricular tipo plug), que reúne modelos de fornecedores e CAs diferentes. O cargo e o GHE podem exigir o tipo em vez de um modelo.

Lote

Remessa rastreável de um EPI no estoque, com quantidade e validade do fabricante.

Exemplar

Peça individual de um EPI reutilizável, identificada por patrimônio ou número de série e acompanhada uma a uma em Itens rastreados.

Utilizações máximas

Quantos ciclos de uso (entrega → devolução → higienização) o exemplar suporta antes do descarte obrigatório. Definido no cadastro do EPI.

Saldo utilizável

Quantidade em estoque descontando os lotes vencidos e os exemplares que estão em uso ou em preparo. É o número que vale na hora de decidir a compra.

Consumo médio diário

Total entregue de um EPI dentro da janela de consumo, dividido pelos dias da janela. Mede o ritmo real da operação.

Ponto de pedido

Saldo em que o pedido de compra precisa ser feito para o EPI chegar antes de faltar. Considera o prazo do fornecedor e o estoque de segurança.

Estoque de segurança

Folga em dias somada ao prazo do fornecedor, para absorver atraso de entrega ou pico de consumo.

Cobertura

Por quantos dias o estoque atual aguenta no ritmo de consumo — e, na configuração, por quantos dias cada compra deve durar.

Estoque mínimo

Piso definido manualmente para um EPI. Abaixo dele, o aviso de compra dispara mesmo sem histórico de consumo.

Múltiplo de compra

Tamanho da embalagem do fornecedor. A sugestão de compra é arredondada para caixas fechadas.

NF-e

Nota Fiscal eletrônica (modelo 55). Seu XML pode ser importado para dar entrada de estoque automaticamente.

NT 146/2015

Nota Técnica do MTE: EPI comprado com CA válido pode ser usado até o fim da vida útil, mesmo que o CA venha a vencer. A NF é a prova.

Ficha de EPI

Documento em PDF que comprova a entrega do EPI ao colaborador, com assinatura, data e responsável.

ASO

Atestado de Saúde Ocupacional, um dos tipos de documento controlados no sistema.

Operador de retirada

Perfil de conta para dispositivos fixos do chão de fábrica, restrito só à ação de retirada de EPI.

Assinatura a rogo

Confirmação feita por uma testemunha em nome de quem não pode assinar. No SafeTrack, é a confirmação com testemunha.

Ensaio periódico

Teste que certos EPIs precisam passar de tempos em tempos, como o ensaio dielétrico da luva isolante (NR-10). Controlado em Ensaios periódicos.

NR-1

Norma Regulamentadora de disposições gerais e gerenciamento de riscos (PGR). Define os GHEs e exige certificado dos treinamentos previstos nas NRs.

Conteúdo programático

Lista dos tópicos ministrados num treinamento. A NR-1 exige que conste no certificado.

Responsável técnico

Profissional legalmente habilitado que responde pelo treinamento e assina o certificado, com formação e registro profissional.

Código de verificação

Código impresso em cada certificado, que qualquer pessoa confere em safetrackepi.com/verificar.

Dossiê legal

Pacote com o histórico de EPI e treinamentos em PDF, por colaborador, com o hash SHA-256 de cada arquivo. Veja Dossiê legal.

Modo somente leitura

Estado da conta com assinatura cancelada, inadimplente ou pausada: tudo pode ser consultado e exportado, nada pode ser alterado.

Dúvidas frequentes